• İstanbul Ofis: 0 216 464 92 01 | Ankara Ofis: 0 312 482 59 49

Blog Yazılarımız

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Uyumluluğu

Kanunun Amacı:

Bu kanunun amacı, kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektir.

KVKK Sürecinde, Firmalar Ne Gibi Problemlerle Karşılaşıyorlar?

  • Veri ve dokümanlar farklı sistemlerde dağınık olarak durmakta; Tam bir görünürlük yok. 
  • Kişisel veri içeren/içermeyen dokümanlar net değil.
  • Kontrol edilmeyen süreçler risklere neden olur.
  • İmha süreçlerini manuel işletmek oldukça zor.
  • İhtiyaç halinde ilgili veriyi bulmak zaman alıcı ve zor.

M-Files KVKK Sonrasında;

  • M-Files, dokümanlar için merkezi kayıt yeri olacaktır.
  • Kağıt dokümanlar üzerine kaydedilen her türlü veri de, M-Files içerisinde dijital olarak oluşturulabilecektir.

M-Files KVKK ile Neler Yapabiliriz?

  1. Keşfetme
    • M-Files KVKK, mevcutta kullandığınız tüm doküman bileşenleri ile entegre olabilir. 
      - Fileserver, Sharepoint, Dropbox, SAP, vb.  
    • Entegre olan tüm dokümanlara M-Files arayüzünden ulaşılabilir ve indeksleme sayesinde hem içeriğinde hem de dosya isminde aramalar yapılabilir. 
    • Belirlenecek arama kriterlerine göre, kişisel veri içeren tüm dokümanlar otomatik etiketlenir ve sınıflandırılır.
    • Belirlenecek kriterlere göre kişisel veri içeren dokümanların belirlenen kısımlarının maskelenmesi otomatik olarak sağlanabilir.
  2. Entegrasyon
    • Farklı veritabanlarında ya da uygulamalarda saklanan verilerin M-Files içerisinde gösterilmesi sağlanabilir.   
    • Entegre olan tüm verilere M-Files arayüzünden ulaşılabilir ve indeksleme sayesinde istenilen kriterlere göre aramalar yapılabilir. 
    • Belirlenecek arama kriterlerine göre, kişisel veri içeren tüm veriler otomatik etiketlenir ve sınıflandırılır. 
    • Belirlenecek kriterlere göre kişisel verilerin belirlenen kısımlarının silinmesi otomatik olarak sağlanabilir.
  3. Bilgi Yönetimi
    KVKK’ya göre süreçlerin yönetilmesinde ihtiyaç olacak her türlü bilgi M-Files içerisinde yönetilebilir. 
    • Barındırma Alanları 
    • Tedarikçi Bilgileri 
    • Personel / İlgili Kişi Bilgileri 
    • Departman Bilgileri / Organizasyon Şeması 
    • Kişisel Veri Kategorileri 
    • İmha Süreleri 
    • Mevcut Veri Sistemleri / Uygulamalar
  4. Süreç Yönetimi
    • KVKK Uyumluluk sadece tek seferlik bir işlem değildir. Uyumluluk, tüm süreçlerin sürekli olarak yönetilmesidir. 
      • Denetim / Değerlendirme 
      • Sorun / Bulgu 
      • Periyodik İşler 
      • DÖF Süreçleri 
      • Prosedür Süreci 
      • Kişisel Veri Talep Yönetimi
  5. Raporlama
    • Kişisel Veri Kategorilerinde belirlenen imha sürelerine göre, imha süresi gelen tüm veriyi belirlenen periyotlarda otomatik raporlar.
    • Rapor sonucuna göre ‘’silme, yok etme ve anonim’’ hale getirme işlemleri gerçekleştirilir. 
  6. Dijital Dönüşüm
    • Hali hazırda dijital yönetilmeyen verinin dijitalleştirilmesini sağlar. 
       - Ziyaretçi Defteri, Özlük Dosyası, Bordrolar.
    • Bu sayede tüm diğer KVKK özellikleri bu veriler üzerinde de kullanılabilir hale gelir.

M-Files KVKK Temel Özellikleri

  • Kolay Erişilebilir – Her yerden, her zaman, her cihazdan + Çevrimdışı erişim 
  • Loglama – Tüm işlemlerin detayları…
  • Güvenli Erişim – 256 Bit Şifreleme
  • Gelişmiş İzin Yönetimi – Dokümana ve bilgiye yetkisiz kişilerce erişilememesi
  • Güvenli Paylaşım – Dış kullanıcılar ile bağlantı üzerinden doküman paylaşımı
  • Esnek Kurulum – On premise, cloud ve hybrid
  • Yedekleme – Full yedekleme, değişken yedekleme