Pek çok iş sürecinizin önemli olduğu kesinlikle doğru olsa da, bunlar aynı zamanda kuruluşunuzu fark etmeyebileceğiniz çok çeşitli potansiyel sorunlara da maruz bırakabilir.
Çalışanınız tarafından gerçekleştirilen her manuel işlem, üretkenlik darboğazları olasılığını ortaya çıkarır. Şöyle ki, işler yapılıyor, ancak olması gerektiği kadar çabuk bitmiyor. Bilginin yanlış kullanımı, düşük çalışan morali, adına ne derseniz deyin bunlar, sıkıcı manuel süreçlerin, gizli maliyetleridir.
Ancak iyi haber şu ki, tüm bu işlerin yukarıda özetlenen sorunların her birinden kaçınmanıza izin verecek şekilde yapıldığından emin olmak mümkün. Buna iş akışı otomasyonu denir ve kuruluşunuz geniş avantaj yelpazesini keşfetmeye henüz başlamadıysanız, şimdi başlamak için mükemmel bir zaman!
İş Akışı Otomasyonu Nedir?
Özünde, iş akışı otomasyonu, çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu el emeği miktarını mümkün olduğunca azaltmak için iş süreçlerinin hem dijitalleştirilmesini hem de otomasyonunu içerir.
Özetle, otomasyon için çok çeşitli farklı iş akışları vardır. Bunlar, aşağıdakileri içerir, ancak kesinlikle bunlarla sınırlı değildir:
Tutarlı bir yapıya sahip belgelerde dosyalama veya değişiklik yapma.
Belgelerde yapılan değişiklikleri gözden geçirmek ve onaylamak.
Bir çalışan tarafından bir belgede değişiklik yapıldığında diğer çalışanları (ekip liderleri gibi) bilgilendirmek.
Borç hesaplarının işlenmesi veya benzer idari işler.
Kayıt tutma ve belge depolama yönetimi.
Süreç yönetimi raporlarının yürütülmesi.
Ve çok daha fazlası.
Örneğin, M-Files gibi akıllı bir belge yönetimi çözümüyle , belgelerin oluşturulduklarında veya belirli durum değişiklikleri yapıldığında her zaman doğru kişiye yönlendirildiğinden emin olabilirsiniz. Örneğin, bir müşteriye ulaşmadan önce 10 ekip lideri tarafından onaylanması gereken tek bir belgeniz varsa, bu belgeyi oluşturan çalışanın her birini takip etmek için zaman harcaması gerekmemelidir. Değişiklik ya da bilgilendirme iş akışı otomasyonu ile, her ilgiliye anında bildirilebilir ve bir kez imzalandıktan sonra, süreç ilerlemeye devam eder.
Benzer şekilde, birçok iş akışı otomasyonu çözümü, mevcut iş süreçlerinizi izlemenize, raporlamanıza ve hatta analiz etmenize olanak tanır ve bunların tümü, sürekli olarak iyileştirme fırsatlarından yararlanmanıza yardımcı olur. Birçoğu, süreç yöneticilerinin belirli bir iş akışının her adımını ince ayrıntılarla görüntülemesine olanak tanıyan raporlama panoları sağlar. Bu, onları zaman ve paraya mal olan performans darboğazlarını ortadan kaldırmak için daha iyi bir konuma getirir ve böylece bu süreçleri anlamlı şekillerde geliştirir.
Hatta, otomasyon yazılımının işi, süreci insanların kendi başlarına yapabileceğinden çok daha verimli bir şekilde ilerlettiğini, şüpheye yer bırakmayacak şekilde teyit ederek, kullanıcılara tüm iş süreci adımlarının tam bir geçmişini gösterme yeteneği bile sunarlar.
Daha geniş anlamda, iş akışı otomasyonu, çalışanların birbirleriyle iletişim kurmasını da kolaylaştırır, bu da onların işbirliği yapma yeteneklerini güçlendirmenin harika bir yoludur. Kullanacağınız iş akışı otomasyon çözümlerinin çoğu, belgeleri ve projeyle ilgili diğer önemli verileri her zamankinden daha kolay paylaşmayı sağlayan yerleşik iletişim araçlarını içerir. Çalışanlarınızın birlikte çalışmasını kolaylaştırdığınızda, çalışma şanslarını artırırsınız böylece çalışanların moralini iyileştirir ve ilk etapta yapabilecekleri işin kalitesini de iyileştirirsiniz.
Sonuç olarak, iş akışı otomasyonu, başka bir BT trendinden veya geçici bir modadan daha fazlasıdır. İnsan hatasını ortadan kaldıracak, performans darboğazlarından kurtulacak ve müşterilerinizle yapabileceğiniz iş kalitesini iyileştirecek şekilde tüm departmanlardaki süreçleri optimize etmek için bir fırsattır. Kuruluşunuzun hareket etme hızını artırır çünkü çalışanlarınızın değerli zamanlarını boşa çıkararak onların gerçekten ihtiyaç duyan konulara odaklanabilmelerini sağlar.
Aynı zamanda en önemli faydası hem iç hem de dış şeffaflığı geliştirirken değerli kaynakları korumanın bir yoludur.
İş akış, doküman ve süreç yönetim çözümüz M-Files'ı şimdi buradan deneyin.