ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi

Uluslararası Standartlar Organizasyonu (ISO), her 5 yılda bir standartları gözden geçirmekte, ihtiyaçlar doğrultusunda da revize etmekte ve ilgili taraflar için kullanışlı hale getirmektedir. Kuruluşların karşılaştığı zorlukların yıllar içinde farklılık göstermesi, küreselleşmeye paralel olarak tedarik zincirindeki faaliyetlerin daha karmaşık hale gelmesi, kuruluşların iş yapma şekillerinin değişmesi, müşterilerin ve ilgili tüm tarafların beklentilerinin artması, bilgi erişiminin kolaylaşması revizyon ihtiyacını gündeme getirmiştir. Bu çerçevede ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi standardı, ISO tarafından Eylül 2015’te; Türk Standartları Enstitüsü tarafından ise Ocak 2016’da Türk Standardı (TS EN 9001:2015) olarak yayımlanmıştır.

 ISO 9001 2015 Kalite Yönetim Sistemi Nedir?

Müşteri odaklılık, liderlik, çalışanların katılımı, süreç yaklaşımı, iyileştirme, kanıta dayalı karar verme ve ilişkilerin yönetimi prensipleri esas alınarak hazırlanan ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi Standardı, müşteri memnuniyeti ve geçerli yasal şartların sağlanması için şartları tanımlamakta ayrıca kritik görevleri ve bilgi akışlarını daha da kolaylaştırmayı ve kuruluşların en son kavramları benimsemelerini sağlamaktadır.

Sertifikasyon elde etmek yorucu ve karmaşık olabilir ve uzun vadeli üst düzey taahhüt gerektirir. Rekabete ayak uydurma motivasyonunun yanı sıra, revize edilmiş standardın potansiyel faydalarının ve bunları gerçekleştirmek için nelerin gerekeceğinin bir özetini bu yazımızda bulabilirsiniz.

Belge Kontrolünü Yeniden Tanımlama

ISO 9001:2015, belge kontrolünü çevreleyen dili ve gereksinimleri yeniden tanımlar. Yeni standart, “belgeler” ve “kayıtlar” için hükümler yerine, her ikisine de atıfta bulunan “belgelenmiş bilgiyi beraberinde getirir’’.

ISO 9001 dilinin bilgi etrafındaki evrimi, kuruluşların dijital bilgi varlıklarını daha iyi kullanmalarına yardımcı olur. “Belgelenmiş bilgi”, entegre süreçler olarak tanımlanan çeşitli uygunluk gereksinimleriyle bağlantılı faaliyetleri teşvik eder. 

Kalite Yönetimi Süreçlerinde Risk Yönetiminin Desteklenmesi

Yeni ISO 9001:2015 standardı, tüm kalite yönetim süreçleri boyunca “risk temelli düşünmeyi” teşvik eder. Performansı ve sonuçları olumsuz etkileyebilecek riskleri belirlemenin yanı sıra, kuruluşlar beklentileri aşma fırsatlarını belirlemek için harekete geçmeye teşvik edilir. ISO 9001:2015'in çok sayıda maddesi, yeni standardın süreç yaklaşımında, liderlik gereksinimlerinde ve planlama yönergelerinde risk temelli düşünmeyi öne çıkarmaktadır. 

Riske dayalı düşünmenin uygulanabildiği sürece hem kuruluşun kalite hedeflerini karşılaması hem de müşteri güvenini arttırması açısından faydalar sağladığı kanıtlanmıştır. Risklere ve fırsatlara odaklanma, sürekli problem çözme, önleme ve iyileştirmenin temel dayanak haline geldiği proaktif bir kültür oluşturmaktadır.

Risk tabanlı düşünmenin faydalarını en üst düzeye çıkarmak için ISO 9001:2015, kalite yönetimi iş akışlarını yönlendirmek için tutulması ve kullanılması gereken “belgelenmiş bilgileri” tanımlar. Ancak standart, resmi bir risk değerlendirmesi veya merkezi bir risk havuzunun sürdürülmesini gerektirmez. Bunun yerine risk yönetimi, kalite yönetim sistemi tarafından tam olarak desteklenmesi ve uygulanması gereken entegre bir kültür haline gelir. Kuruluşlar, bu bağlam içinde riske dayalı düşünmeyi yürütmeli ve eylem planlarını her duruma göre ayarlamalıdır.

ISO 9001:2015'e Hazırlık

ISO 9001 standardına yapılan önceki güncellemelerden öğrenilen dersler, kalitenin kurumsal stratejinin bir bileşeni olarak benimsenmesi gerektiğini vurgulamaktadır.

Standardın kapsamı geniş bir gözetim gerektirir, ancak en iyi uygulamalar, optimal yönetim sistemlerinin yalın kaldığı ve yalnızca kesinlikle gerekli olduğu kadar çok belge içerdiği anlamına gelir. Dokümantasyonun en aza indirilmesi, bireysel çalışanların gereksinimleri özümsemesini ve anlamasını da kolaylaştırır, bu da nihayetinde sistemi kullanmalarını sağlar.

Dokümantasyon kontrolü, ISO 9001:2015 sertifikasyon çabalarıyla sıkı bir şekilde iç içedir ve yeni dil “dokümante edilmiş bilgi” üzerine odaklanma, bir kuruluşun bilgi yönetimi stratejilerini ve sistemlerini güncellenmiş standartla uyumlu hale getirmeyi her zamankinden daha önemli hale getirmektedir. Bu nedenle güncellemeye hazırlık, ISO 9001 süreçlerinin verimli bir şekilde çalışabilmesini ve doğru bir şekilde yönetilebilmesini, ölçülebilmesini ve denetlenebilmesini sağlamak amacıyla mevcut kurumsal bilgi yönetimi politikalarının ve çözümlerinin bir değerlendirmesini içermelidir.

Dokümante Edilmiş Bilgi

Bilginin dokümante edilmesi, tasniflenmesi ve paylaşılması elbette ki yeni bir şey değil. Ancak bu durumun dijital bir sistemde yapılması birçok kuruluş için oldukça yeni.  M-Files ile yönetilen kalite süreçleri büyük bir zaman tasarrufu sağlarken sürekliliğe de katkı sağlayarak kişi ve pozisyondan bağımsız olarak süreçlerin yönetilmesini sağlar.

Her kuruluşa uygulanabilir yapısı, ürün ve hizmetlere uygun olarak düzenlenebilmesi, müşteri şikayetlerinin yönetimi, şablon belge oluşturulması ve göre yönetimi gibi özelliklere sahip olması sayesinde M-Files sürekli iyileştirmeyi kendine hedef alır.

Başta İSO 9001 Standardı olmak üzere M-Files ile tüm süreçleri kurgulayabilir firmanıza özgü kalite yönetim sisteminin ayrıcalıklarını yaşayabilirsiniz.  Bizimle iletişime geçebilir ya da ücretsiz M-Files Demonuzu başlatabilirsiniz.