M-Files KVKK Uyumluluk Platformu
Kullanım Seçenekleri
On-Premise
Firmanızda mevcut yapınızda sunucu sistemi var ise, M-Files'ı güvenlik duvarı dışına çıkmadan kendi sunucunuza kurabilirsiniz.
Cloud (Bulut)
Cloud (Bulut) tabanlı bir sistem sayesinde, hiçbir donanım yatırımı yapmadan M-Files'ın tüm yeteneklerinden faydalanabilirsiniz.
Hibrid
Hibrid özelliği sayesinde, M-Files'ı hem kendi sunucunuza hem de cloud ortama kurabilirsiniz.
360 Derece Görünürlük
M-Files KVKK sayesinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun uygulanmasında ihtiyaç duyduğunuz tüm verilere ve süreçlere birbiri ile ilişkili şekilde ulaşabilirsiniz. Sunulan benzersiz özellikler üzerinden hem yapılandırılmış verileri, hem de yapılandırılmamış verileri yönetebilirsiniz. Aynı zamanda M-Files içerisinde yönetilen tüm veriler birbiri ile ilişkili şekilde tutulmaktadır. Diğer bir ifadeyle, herhangi bir müşteriniz altında, o müşteri ile ilgili tüm verileri hızlıca görebilirsiniz. Verilerin nerede olduğu önemli olmadan... İşte biz buna 360 derece görünürlük diyoruz.
M-Files KVKK Anahtar Özellikler
M-Files KVKK'nın sahip olduğu entegrasyon yeteneği sayesinde, tüm yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verilerin M-Files içerisinde yönetilmesi sağlanabilir. Örneğin ERP sisteminizdeki bir veri, veya Fileserver'da bulunan herhangi bir doküman. Tanımlanacak imha süreleri sayesinde, tüm bu verilerin imha süreleri M-Files tarafından takip edilip, otomatik ya da manuel imhalar gerçekleştirilebilir. Ayrıca, tüm veri envanterine ve ilgili süreçlerine de yine M-Files üzerinden ulaşılabilir. KVK Kanunu standartlarını ve gerekliliklerini sağlamak hiç bu kadar kolay olmamıştı.
Entegrasyon
Kanun gereği yönetilmesi gereken Kişisel Verilere baktığımız zaman neredeyse tüm firmalarda bu tür veriler oldukça dağınık bir şekilde durmaktadır. Veriler, Yapılandırılmış halde ERP, CRM, Pazarlama gibi veritabanlarında olabileceği gibi, Yapılandırılmamış bir halde, Ağ Klasörler, Sharepoint, Dropbox, kişisel bilgisayarlar gibi yerlerde bulunmaktadır. Tüm bu yapılandırılmış ve yapılandırılmamış dağınık verileri tek bir yerde yönetmek mümkün değildir.
Yapılandırılmış, yapılandırılmamış tüm verilere ulaşabilmek ve bunları filtreleyebilmek için M-Files merkezi bir alan olacak. İşte bu sayede, kanun gereği yapılması zorunlu işlemler/süreçler çok daha kolay ve otomasyon halinde yapılabilecek.
Keşfetme / Raporlama
Entegrasyon sonrası M-Files tüm yapılandırılmış ve yapılandırılmamış veriyi indeksleyebilecek ve belirlenen kriterlere göre çeşitli etiketler ekleyebilecek. Örneğin, içeriğinde TC Kimlik numarası olanları bul ve TC Kimlik No içerenleri etiketle dediğimizde tüm veri üzerinde bu işlem otomatik olarak gerçekleştirilebilecek.
Bulunan veriler üzerinde yine benzer şekilde M-Files'ın imha sürelerini yönetmesini sağlayabileceğiz. Bu sayede, hangi verinin ne kadar süre içerisinde imha edilmesini M-Files'a tanımladıktan sonra tüm imha operasyonunu otomatik şekilde yönetebileceğiz. Hem de verinin nerede olduğu önemli olmadan...
Envanter ve Bilgi Yönetimi
M-Files içerisinde tüm envanter ve bilgi yönetimini hazır olarak gelen KVKK nesneleri ile yapabilirsiniz. Bu nesneler arasında, Barındırma Alanları, Tedarikçi Bilgileri, Personel/İlgili Kişi Bilgileri, Departman Bilgileri, Kişisel Veri Envanteri, İmha Süreleri, Kullanılan Uygulama Envanteri bulunmaktadır. Tabi her yeni ihtiyacınızda yeni nesneler kolayca yaratılabilir.
Uyumluluk Süreç Yönetimi
M-Files KVKK uyumluluğu sadece bir seferlik bir iş değildir. M-Files KVKK uyumluluğu aynı zamanda bir süreç yönetimidir. Uyumluluk için ihtiyaç duyduğunuz tüm süreçleri kolayca yönetebilirsiniz. Süreçler arasında Denetim/Değerlendirme, Sorun/Bulgu Yönetimi, Periyodik İşler, DÖF Süreçleri, Prosedür Süreci ve Kişisel Veri Talep Yönetimi hazır olarak bulunmaktadır.
Dijital Dönüşüm
Kağıt ortamda tuttuğunuz tüm verileri, dijital olarak M-Files’ta çok daha kolay ve KVKK'ya uyumlu şekilde yönetebiliriz. Buna en basit örnek ziyaretçi defteri olabilir. Kişisel Verileri aldığınız ziyaretçi defterini kağıt ortamında yönetmek oldukça zordur. M-Files üzerinde oluşturulacak Ziyaretçi Nesnesi ile ise herşey çok daha kolay.
Temel Özellikler
M-Files'ın sahip olduğu temel özellikler, KVKK uyumluluğunda sizlere oldukça destek olacaktır.
-
Loglama
-
256 Bit Şifreleme ile Güvenli Erişim
-
Gelişmiş İzin Yönetimi
-
Güvenli Doküman Paylaşımı
-
Yedekleme
Neden M-Files KVKK?
M-Files KVKK, M-Files platformunun sahip olduğu tüm benzersiz özellikleri içerir ve size tek bir platformdan hem doküman yönetimi, hem iş akış yönetimi hem de entegre yönetim sistemi hem de KVKK Uyumluluk için gerekli tüm özellikleri sunar. Bu özelliklerden bazıları:
-
Kolay kurulum ve konfigürasyon
-
Windows Explorer entegrasyonu ve sanal sürücü yapısı
-
Sürükle/Bırak yöntemi ile doküman yönetimi
-
Kullanımı çok kolay desktop, web ve native mobil arayüzler
-
Microsoft Office ürünleri (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) ile tam entegrasyon
-
AutoCad ile tam entegrasyon
-
Çevrimdışı modda çalışabilme özelliği
-
Statik klasörden ziyade Dinamik görünüm mantığı
-
Tüm tarayıcılarla kolay entegrasyon
-
Harici yazılımlarla çok kolay entegrasyon seçenekleri