İş Yönetiminde Otomasyon

Başarılı Bir Otomasyon Sistemi İşletmelere Nasıl Yardımcı Olabilir?

Selin Başkan

İş Yönetiminde Otomasyon

Başarılı Bir Otomasyon Sistemi İşletmelere Nasıl Yardımcı Olabilir?

02 Eylül 2021 , MechSoft Blog

İş yönetiminde otomasyon, bilgisayarların normalde insan müdahalesi gerektiren görevleri yerine getirmesi ve böylece çalışanların gerçekten ihtiyaç duydukları konulara odaklanabilmeleri için çalışanlarına zaman kazandıran bir sistemdir. Günümüzde modern otomasyon sistemleri, konuşma tanımadan diller arası çeviriye, görsel algı gerektiren görevlere ve daha pek çok şeyi gerçekleştirmek için yapay zeka ve makine öğreniminden gibi alanlarda rol almaktadır. 

Ama buradaki asıl fayda, çalışanların "daha fazla değil, daha akıllı" çalışmasına izin vermekten çok daha fazlasıdır. İş çözümleri otomasyonu, yalnızca bu manuel, tekrarlayan süreçleri ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda hataya açık olanları da ortadan kaldırır. Böylece iş süreçleri yönetimini her zaman daha iyiye taşımınıza olanak sağlar. 

Bu, çalışanlarınızı değiştirmekle ilgili değil, çalışanlarınızın her gün daha iyi keyifle çalışmasını sağlayacak şekilde onları desteklemeyi amaçlayan bir yönetim sistemidir. Ayrıca tüm bunları yaparken de yanınızda doğru iş akışı otomasyon çözümleriyle garantili, tekrarlanabilir sonuçlar elde edilmesini sağlamaktadır.

İş süreçlerinde otomasyon, bir işletmedeki, insan kaynaklarından müşteri desteğine, finans ve ötesine her departmanı etkileyen bir sistemdir.

İş Süreçlerinde Otomasyonun İnsan Kaynaklarına Etkisi

Yakın zamanda yapılan bir araştırmaya göre, şirketinizdeki bir çalışanı değiştirmek zorunda kaldığınızda, yeni bir çalışanın bulunması, eğitim süreci, maaşı vb. diğer faktörleri göz alındığında pozisyonun doldurulması maaşın altı ila dokuz aylık giderine eşdeğerine mal olabileceği gözlemlenmiştir.

Şirketler, yetenek edinme süreçlerinde büyük ölçüde yapay zekâ (AI) algoritmalarının kullanılmasıyla önemli başarılar elde ettiğinden, AI özellikli makine öğrenimi otomasyonu ile özellikle potansiyel adayları izleme ve görüşmeleri planlama gibi görevlerde yetenek edinme sürecini iyileştirmektedir. Kurgulayacağınız bir otomasyon yalnızca hem özgeçmişlerinde hem de başvurdukları iş tanımındaki belirli anahtar kelimelere dayalı olarak yüksek değerli adayları izlemekle kalmaz, aynı zamanda görüşmeleri planlamaya da yardımcı olabilir. 

Bununla birlikte insan kaynaklarında dijital dönüşüm adımının ilk adımını atmanızı sağlar. İK departmanları tarafından otomasyonun kullanılması, İK çalışanlarının, doğru adayları bulmak için ilk etapta uğraşmak zorunda kalabilecekleri büyük hacimli evrak işleriyle uğraşmaları yerine, AI tarafından özenle seçilmiş yetenekleri incelemek için daha fazla zaman ayırabilmelerini sağlar.


Daha İyi Teknoloji, Daha İyi Müşteri Hizmeti

Yapılan çeşitli araştırmalarda, Tüketicilerin %42'si samimi ve sıcak bir deneyim için seve seve daha fazla para ödeyeceklerini söylediğinden, müşteri hizmetleri çoğu işletme için uzun süredir en büyük rekabet avantajlarından biri olmuştur. Aynı kaynağa göre, diğer %52'lik bir kesim de hızlı ve verimli bir müşteri deneyimi için tüketicilerin daha fazla ödeme yapacaklarını söylemektedir.

Geliştiriciler, bir marka ile müşteri arasındaki TÜM etkileşimlerin %80'ine kadarının sohbet robotları aracılığıyla başarıyla yönetilebileceğini tahmin ettiğinden, bu da iş yerindeki otomasyondan olumlu etkilenebilecek bir alandır. Chatbot'lar, müşterilerinizin fatura ödemelerinden sorun gidermeye ve diğer hesap sorunlarına kadar her şeyi telefonu ellerine alıp birini aramasına gerek kalmadan otomatik olarak halletmesine yardımcı olmak için işletmenizin halihazırda oluşturduğu gerçek verilerden yararlanır. 

Müşteri hizmetleri alanında kurulacak bir iş süreci otomasyon sistemi ile müşteri hizmetleri temsilcilerinin, gerçekten hemen ilgilenmeleri gereken konulara odaklanmaları için zaman kazanmalarına ek olarak, daha sonra yapabilecekleri işlerin planlanması ve yönlendirilmesi ile de maliyetleri düşürmenin de harika bir yoludur.

Finansta Otomasyon

Otomasyon, finansal süreç yönetimi açısından da kritik bir araçtır. Bu, endüstriden bağımsız olarak çoğu işletme için önde gelen bir stres nedenidir. İşletmeler, hesap mutabakatı, yevmiye kayıtları, mali tabloların hazırlanması ve daha fazlası gibi temel görevler için mali süreç otomasyonunu, insan hatası (ve pahalıya patlayan muhasebe hataları) riskini neredeyse ortadan kaldıracak şekilde kullanabilir.

Otomasyon, iş yapıldıktan sonra müşterilere otomatik olarak fatura göndermek ve mümkün olan en kısa sürede ödeme yaptıklarından emin olmak için bu müşterilerle periyodik olarak kontrol etmek için de kullanılabilir. Bir çalışanın fatura aramak için harcamak zorunda olmadığı her dakika, işletmeniz için ileriye dönük işlere odaklanabilecekleri dakikalardır. Bu aynı zamanda bu faturaların gerçekten ödendiğinden emin olmanın da harika bir yoludur.

M-Files ile İş Yönetiminde Kullanıcı Otomasyonu

M-Files iş akışları, iş süreçlerini otomatikleştirerek üretkenliği artırır.  Akıllı otomasyon sayesinde ortak iş süreçleri, sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama vb. iş süreçleri yönetimi iş akışlarıyla kolaylaştırılabilir, böylece ekipler daha fazla değer katan görevlerde çalışabilir.

M-Files, gerçekleşmesi gereken bir görev olduğunda otomatik olarak bir bildirim gönderir ve iş sürecinin her adımını otomatik olarak izler. Her dosyanın sürüm geçmişi, tüm iş akışı adımlarını takip eder. Kuruluşlar, önemli iş süreçlerinde tam görünürlük elde ederken işlerini denetimden de geçirebilir.

Otomasyon Devriminin Uzun Vadeli Etkisi

Tüm söylenenlere göre, günlük olarak çalışanlar tarafından gerçekleştirilen TÜM faaliyetlerin %45'inin , hali hazırda mevcut olan teknolojiler kullanılarak gerçekten otomatikleştirilebileceği tahmin ediliyor. Bunu bir perspektife oturtmak gerekirse, bu sadece Amerika Birleşik Devletleri'nde yıllık ücretlerde potansiyel olarak 2 trilyon dolara kadar tasarruf anlamına geliyor.

Ancak yine de iş yönetiminde otomasyonun her tür işletmeye yardımcı olabilmesinin nedeni, insan çalışanlarınızı robotlarla değiştirecek olması değildir, robotik proses aslında bundan çok farklıdır. Bunun yerine, çalışanların işlerini her zamankinden daha etkili bir şekilde yapmak için ihtiyaç duydukları araçlara ve zamana erişmelerini sağlamakla ilgilidir.

Çalışanlarınızı desteklemek için teknolojiyi kullanmak, onları daha iyi iş yapmaları ve günlük olarak daha güçlü ilişkiler kurmaları için özgür bırakır. Bunu anlayan ve işyerinde otomasyonu benimseyen öngörülü markalar, kendilerini on yıl veya daha fazla ileriye taşıyacak, başarı temeli oluşturan markalar olacak. 

Siz de bu markalardan biri olmak isterseniz M-Files’ın sunduğu yenilikçi çözümleri denemelisiniz.