İnşaat Sektöründe Dijital Dönüşüm

Dağınık Süreçlerden Birleşik Zekaya

Mechsoft Bilgi ve İletişim Tek. Tic. A.Ş., Sezgi Özkan

İnşaat Sektöründe Dijital Dönüşüm

Dağınık Süreçlerden Birleşik Zekaya

17 Ekim 2025 , Case Studies

İnşaat sektörü, doğası gereği çok disiplinli, çok paydaşlı ve yüksek riskli bir iş yapısına sahiptir. Her proje; mühendislik, mimarlık, satın alma, insan kaynakları, finans, hukuk, kalite ve çevre güvenliği gibi onlarca farklı alanın eş zamanlı çalışmasını gerektirir. Bu nedenle sektördeki dijital dönüşüm, yalnızca bir yazılım değişimi değil; operasyonel verimliliği, mali sürdürülebilirliği ve güvenliği doğrudan etkileyen stratejik bir adımdır.

Sektördeki temel problem, veri ve süreçlerin parçalanmış yapısıdır. Birçok büyük inşaat şirketi, yıllar içinde farklı birimler tarafından alınmış bağımsız sistemleri kullanır: ERP (SAP, Logo, Axapta), e-posta, Excel tabloları, dosya paylaşım platformları, hatta sahadaki manuel formlar... Bu yapı, bilgiye erişimi yavaşlatır aynı verinin farklı versiyonlarının oluşmasına neden olur ve nihayetinde karar alma süreçlerini karmaşıklaştırır.

Ayrıca projelerin çok sayıda dış paydaşı (alt yükleniciler, tedarikçiler, denetçiler, kamu kurumları) olduğu için belge trafiği yoğun ve risklidir. KEP, e-imza, hakediş, sözleşme, zeyilname, teminat mektubu, ihale kalite raporları gibi yüzlerce doküman, doğru yönetilmediğinde hem yasal risk hem de zaman kaybı yaratır.

Bu koşullar altında inşaat şirketleri için dijital dönüşümün hedefi yalnızca otomasyon değildir aynı zamanda:

  • Verinin tek bir merkezde bütünleştirilmesi,

  • Onay ve iş akışlarının standartlaştırılması,

  • Bilgiye erişim hızının artırılması,

  • Denetim izinin ve yasal uyumun sağlanması,

  • Ve tüm bunların üzerine kurulu yapay zekâ destekli karar mekanizmalarının hayata geçirilmesidir

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Projenin Amacı


MechSoft olarak bu projedeki temel amacımız, inşaat sektöründeki  karmaşık veri ve süreç yapısını sadeleştirerek bütünleşik, izlenebilir ve veriye dayalı bir yönetim modeli oluşturmaktı.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Bu kapsamda amaçlarımız şunlardı:

  • Dağınık sistemleri tek bir çatı altında toplamak: ERP, doküman yönetimi, insan kaynakları, satın alma ve kalite süreçlerinin birbirine bağlı çalıştığı entegre bir dijital omurga kurmak.

  • Manuel süreçleri dijitalleştirmek: Seyahat, masraf, izin, performans, fatura ve sözleşme gibi tekrar eden operasyonları otomatik akışlara dönüştürmek.

  • Veri bütünlüğü ve doğruluğunu sağlamak: Farklı kaynaklardan gelen bilgileri tek bir platformda birleştirerek “tek doğru veri” ilkesini hayata geçirmek.

  • Şeffaflık ve izlenebilirlik sağlamak: Her dokümanın, her onayın ve her eylemin sistemde kayıtlı olduğu, yöneticilerin gerçek zamanlı izleyebildiği bir ortam yaratmak.

  • Yasal uyumu garanti altına almak: KEP, e-imza ve KVKK süreçlerinin entegre biçimde yönetildiği, denetime hazır bir dijital altyapı kurmak.

  • Yapay zekâya hazır bir temel oluşturmak: CloudOffix ve M-Files ile kurulan veri bütünlüğü sayesinde yapay zeka stratejisinin temelini atmak

Kısacası hedefimiz, sadece süreçleri dijitalleştirmek değil; şirketin işleyişini birbiriyle konuşan, düşünen ve öğrenen bir dijital organizmaya dönüştürmekti

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Proje Öncesinde Yaşanılan Zorluklar

İzlenebilirlik Eksikliği

Şantiyeler arasında doküman ve onay takibi zorlaşıyor, hangi sürecin hangi aşamada olduğu merkezi olarak görüntülenemiyordu. 

Düzensiz Doküman Yönetimi

 Proje dosyaları, çizimler ve sözleşmeler e-postalar arasında kayboluyor, versiyon takibi yapılamıyor, kim neyi onayladı sorusu sıkça gündeme geliyordu. 

Manuel ve Kağıt Tabanlı Süreçler

 Fatura onayları, seyahat talepleri, performans değerlendirmeleri, sözleşme zeyilnameleri gibi birçok süreç hâlâ manuel olarak yürütülüyordu.  

Parçalanmış Sistemler ve Veri Siloları

Farklı birimler SAP, Logo, Axapta, e-posta ve Excel gibi ayrı sistemlerde çalışıyor, veri akışı sağlanamıyor, süreçler kopuk ilerliyordu.  

Yasal Uyum ve İletişim Sorunları

 KEP, e-imza ve İYS onay yönetimi süreçleri farklı platformlarda yürütüldüğünden, KVKK uyumluluğu ve bilgi güvenliği risk altındaydı. 

Çözümler

MechSoft, uçtan uca dijital dönüşümü iki katmanlı bir mimariyle tasarladı:

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm - CloudOffix

  • CloudOffix ön yüz operasyonlarını (süreç, çalışan ve deneyim yönetimi) dijitalleştirirken, 

  • M-Files doküman yönetimini ve bütünlüğünü sağladı.

CloudOffix İle Neler Yapıldı

CloudOffix, çalışan deneyimi ve operasyon yönetimini tek platformda birleştirerek inşaat grubuna yapay zeka ile güçlendirilmiş ve low-code altyapısında hızlı ve esnek bir çözüm sundu

Uygulanan başlıca süreçler

  • Performans ve Yetkinlik Yönetimi – Hedef ve yetkinlik bazlı performans sistemleri kurgulanarak çalışan değerlendirmeleri dijital ortama taşındı.

  • Masraf ve Seyahat Yönetimi – Harcama, avans ve seyahat talepleri tek onay zinciriyle otomatikleştirildi.

  • İYS ve KVKK Onay Yönetimi – İletişim tercihleri ve izinler, kontak kartı üzerinden merkezi olarak yönetilmeye başlandı.

  • Eğitim ve İK Form Süreçleri – Eğitim bütçesi, talep formu, izin formu gibi birçok operasyonel süreç low-code araçlarla tasarlanarak sistemleştirildi.

  • Personel ve Bordro Entegrasyonları – Axapta üzerinden gelen çalışan verileriyle entegrasyon sağlanarak tüm özlük süreçleri CloudOffix üzerinde yönetildi.

  • Raporlama ve Analitik – Tüm süreçlerden elde edilen veriler, dinamik raporlarla yönetime içgörü sağlayacak şekilde birleştirildi.


M-Files İle Neler Yapıldı

M-Files, inşaat grubunun tüm belge, sözleşme ve proje yönetim süreçlerini akıllı doküman yönetimi prensipleriyle yeniden yapılandırdı

Başlıca uygulamalar:

  • Sözleşme, Hakediş ve Zeyilname Yönetimi – Teknik ofis, proje müdürü ve genel müdürlük onayları içeren çok katmanlı akışlar tasarlandı.

  • ERP Entegrasyonları (SAP, Logo, Axapta) – Fatura, irsaliye, ihale, satın alma ve teklif dokümanları otomatik olarak M-Files’a aktarıldı.

  • KEP ve E-İmza Süreçleri – KEP ve e-imza ile hukuki geçerliliği olan dijital iletişim sağlandı.

  • Kalite ve ISG Kütüphanesi – Formlar, talimatlar, kontrol listeleri ve çevre denetim süreçleri dijitalleştirildi.

  • Proje Kütüphaneleri ve Uluslararası Arşivler – Farklı coğrafyalardaki sahalara özel kütüphane yapıları oluşturuldu.

  • Eğitim ve Sertifika Süreci – Eğitim sonrası sertifikalar e-imzalı olarak sistemden üretildi.

  • Dava ve Sigorta Süreçleri – Dava dosyaları, poliçeler ve teminat mektupları otomatik hatırlatmalarla yönetilir hale getirildi.

Kazanımlar

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Tam İzlenebilirlik ve Şeffaflık

 Belgelerden onaylara kadar her adım sistemde kayıt altına alındı; yöneticiler anlık durum takibi yapabilir hale geldi.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Veri Odaklı Yönetim

CloudOffix ve M-Files’tan gelen birleşik veriler, yönetime ölçülebilir KPI’lar ve performans analizleri sundu.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Yasal Uyum ve Güvenlik

KEP, e-imza ve KVKK entegrasyonları sayesinde tüm süreçler yasal gerekliliklere uygun hale geldi.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Zaman ve Maliyet Tasarrufu

Otomatikleştirilen iş akışları onay sürelerini %60’a kadar kısalttı, kâğıt ve manuel işler ortadan kalktı.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Verimlilik ve  Koordinasyon

HR, Finans, Satınalma ve Proje ekipleri aynı platform üzerinde senkronize şekilde çalışmaya başladı.  

İnşaat sektöründe dijital dönüşüm

Yapay Zekâya Hazır Altyapı

Tüm bu birleşik yapı, yapay zeka kullanımı için gerekli veri bütünlüğünü ve bağlantılı süreç tabanını oluşturdu. 

Bu proje ile inşaat şirketi, parça parça ilerleyen manuel süreçlerden tamamen entegre ve akıllı bir işletme altyapısına geçti.

CloudOffix ön yüzde deneyim ve süreç verimliliği sağlarken, M-Files arka planda doküman zekâsı, denetim izi ve veri güvenliğini garanti altına aldı.

Sonuçta, şirketin tüm dijital süreçleri tek bir “dijital sinir sistemi” altında birleşti — verinin, insanın ve yapay zekânın birlikte çalıştığı bir işletme modeli ortaya çıktı.

Formu Doldurun Sizinle İletişime Geçelim!