Çevrim İçi Toplantılar Yüz Yüze Toplantılar Kadar Verimli Olabilir Mi?

Çevrim İçi İletişimi Yüz Yüze Kadar Etkili Yapmanın Temel Adımları

Selin Başkan

Çevrim İçi Toplantılar Yüz Yüze Toplantılar Kadar Verimli Olabilir Mi?

Çevrim İçi İletişimi Yüz Yüze Kadar Etkili Yapmanın Temel Adımları

23 Eylül 2021 , MechSoft Blog

Daha önceki yazılarımızda dijital dönüşümümün öneminden, risk, doküman ve müşteri ilişkileri yönetimlerinden ve daha pek çok konudan bahsettik. Bu yazımızda da eksisi ve artısıyla çevrim içi iletişimden söz edeceğiz.

Çevrim içi iletişimin yüz yüze iletişimle aynı şey olmadığını hepimiz biliyoruz ve çevrim içi etkileşimlerin genellikle yüz yüze gerçekleştirildiklerinde olduğundan daha az etkili olduğu da aşikar.  

Koronavirüs pandemisi ile birlikte yüz yüze iletişim ve etkileşimin azalması, pek çok kişi için iletişim konusunda oldukça zor bir süreci beraberinde getirdi. Yüz yüze etkileşimin yadsınamaz faydaları olsa da, çevrim içi etkileşimlerin de nasıl yaklaştığınıza bağlı olarak aynı derecede etkili olabileceği bir gerçek.

Peki nasıl sağlayabiliriz?

Çevrim içi İletişimde Eksikleri Telafi Etmek Önemlidir

Toplantı, eğitim etkinliği veya web semineri olsun, tüm iletişim aktif katılıma bağlıdır. Bir katılımcının bağlantısı kesilirse - diyaloga katkıda bulunmuyor veya aktif olarak dinlemiyorsa - iletişim çabaları başarılı olmaz.

Özellikle uzaktan çalışma süreci göz önüne alındığında, katılımı geliştirmenin yüz yüze ortamlarda çok daha kolay olduğunu söyleyebiliriz.

Biriyle yüz yüze etkileşimde bulunduğunuzda, her zaman bedenen ve zihnen orada olmak için sosyal bir yükümlülük vardır. Bu nedenle, yüz yüze etkileşimlerde, süreci siz yönetiyorsanız, etkileşim talep etmek doğal olarak daha kolaydır, çünkü insanlar en azından nezaketen etkileşim halinde kalmaya gayret ederler. Vücut dili ve diğer ince ipuçları aracılığıyla gerçek zamanlı geri bildirim alabildiğiniz için, etkileşim düzeylerini kişisel olarak sürdürmek de daha kolaydır. Katılımcıların konuşmacılara bakıp bakmadıklarını, başlarını sallayıp sallamadıklarını veya sesli olarak dahil olduklarını belirttiklerinde, etkileşimi ölçebilir ve iletişimi buna göre değiştirebilirsiniz.

Çevrim içi yapılan toplantılarda ise, özellikle de web kameraları olmadan, tüm bu ipuçları eksiktir ve katılım için herhangi bir sosyal yükümlülük yoktur. Aslında, birçok insan için sanal oturumlardan uzaklaşmak son derece kolay, çünkü ulaşabilecekleri ve dikkatlerini dağıtabilecekleri çok şey var ve orada onlardan anlık geri bildirim bekleyen kimse yok. Bu anlamda özellikle toplantıya liderlik eden kişilerin, toplantıyı verimli hale getirmek için ekstra bir çaba göstererek katılımcıları kontrol etmesi gerekmektedir.

Özellikle bir gruba liderlik ediyorsanız, yüz yüze iletişimden çevrim içi iletişim ortamlarına geçerken ipuçlarının ve beden dilinin eksikliği çok kafa karıştırıcı olabilir, çünkü başkalarının söylediklerinizi nasıl anladığını bilmenin hiçbir yolu yoktur. Göz kontağı kurmadan, anlattıklarınızın diğer katılımcılarda nasıl bir etki bıraktığını görmek açıkçası pek mümkün değildir.

Bu noktayı özetlemek gerekirse, çevrim içi iletişimde toplantıya göre değişiklik gösterse de eksik olan çok şey var, nezaket ve katılım zorunluluğu bunlardan sadece ikisi. 

Yeni çalışma düzeninde ilerlerken şunu fark etmek önemlidir, uzaktan iletişimimizde aynı düzeyde katılım sağlamak istiyorsak, eksik olanı telafi etmek için, çevrim içil iletişime farklı bir şekilde yaklaşmak zorundayız.

Çevrim İçi İletişimde Katılım Nasıl Geliştirilir ?

Web kameraları

Web kameraları… En azından ana konuşmacı veya sunum yapan kişinin web kamerası açık olmalıdır. Kamera açıkken, katılmak ve odaklanmak için dahili bir baskı vardır. Bu zaten daha büyük bir katılım zorunluluğu yaratır ve daha iyi bir, kişiden kişiye etkileşim duygusu verir.

Ancak, bazı durumlarda web kameralı katılımın uygun / mümkün olmadığı veya bazı kişilerin web kameraları olmadan katılım sağlamayı tercih ettiği durumlar, bu nedenle, aşağıdaki noktalar, kameralar olmadan çevrim içi iletişimde katılımı teşvik etmek için seçenekler sunar.

Kişilerin Katılımına Olanak Sağlayın

Çevrim içi ortamlarda yapılan toplantılarda katılımı teşvik etmenin bir başka yolu da diyaloğu yeniden yapılandırmaktır. Daha önce de belirtildiği gibi, iletişim kurduğunuz kişileri göremiyorsanız, çok önemli bir geri bildirimden mahrum kalıyorsunuz demektir. Bu nedenle, web kamerası olmayan sanal bir toplantıda monolog yapıyor veya bilgi paylaşıyorsanız, herkesin konuyu anladığından, takip ettiğinden ve konuyla ilgilendiğinden emin olmak için düzenli sorular sorun veya toplantının interaktif olması için başka aktiviteler planlayın. Örneğin toplantı katılımcılarının ilgisini arttırmak için yansıtıcı sorular veya etkinlikler de planlayabilirsiniz. Burada önemli bir konu olan zaman yönetimine de değinmek gerekmektedir. Uzaktan çalışan insanların iş yükü artarken zamanları azalmaktadır. 

Çevrim içi iletişimin iyi yanlarından biri, toplantı sohbet penceresini kullanmak gibi sesli katılım gerektirmeyen yöntemleri kullanarak katılımcılardan "görünür olmalarını" sağlayabilmenizdir. Örneğin, ekip toplantılarınızda, sık sık katılımcılardan, bir başparmak yukarıya veya bir başparmak aşağı kullanmak gibi, sohbet penceresinde geri bildirim sunarak belirli bir konuyu tartmalarını isteyebilirsiniz. Bu aynı zamanda daha içe dönük katılımcılara fikirlerini, sorularını veya bakış açılarını daha rahat bir şekilde dile getirmelerinin bir yolunu sunar.

Neyi ifade etmeye çalıştığınız ve bunun izleyiciler için neden önemli olduğu konusunda net ve doğrudan olun. 

İnsanlar ilgi alanları veya işleriyle alakalı bilgilerle karşılaştıklarında canlanır ve otomatik olarak etkileşime geçer.  Bu öğrenmenin psikolojik sürecinin bir parçasıdır. Öğretmeye ya da aktarmaya çalıştığınız şey ile ilgi duydukları veya bildikleri şey arasında bir bağlantı kurmak bu süreci hızlandıracaktır. Bu anlamda gereksiz toplantılar yapmak veya ilgi çekmeyen konular hakkında konuşmak kimsenin dikkatini çekmeyecektir.

Bu nedenle, çevrim içi bir ortamda ana konuşmacı veya sunum yapan kişi olarak sahnede olduğunuzu unutmamak özellikle önemlidir. Daha fazla katılım sağlamak için mesajınızı doğrudan, doğru ve net bir şekilde hedef kitleye iletmeniz gerekmektedir.

İnsanlar neler olup bittiğini ve bunun ne ile alakalı olduğunu anladıktan sonra nasıl yapılacağını dinleyeceklerdir. Yani, sadece ne olduğunu açıklamak yerine, nedenini de açıklayın. Bunu, belirli ipuçlarını kullanarak yapabilirsiniz:

  • "Bu bilgilerin ekibimizle alakalı olmasının nedeni, çünkü..."

  • “Bundan çıkarmanı istediğim şey…”

  • “Bunu iletmemin nedeni, çünkü…”

  • “İşiniz için bu ne anlama geliyor…”

  • “İşte bu slayt hakkında anlamanız gerekenler…”

Oturum amacını, hedefini ve gündemini önceden açıkça tanımlayın ve ifade edin

Çevrim içi ortamlarda yapılan toplantılarda, bu oturumun neden gerçekleştiğine ve neden herkesin katılmaya davet edildiğine ilişkin herhangi bir belirsizliği ortadan kaldırmak önemlidir. Bunu yapmanın en kolay yolu, toplantı davetinde oturumun amacını, neyi başarmayı umduğunuzu ve katılan herkesten ne beklediğinizi açıkça ifade etmektir.

Örnek bir e-posta paylaşmak gerekirse;

Bu toplantının amacı, gelecekteki eğitim etkinliğinin planlamasına rehberlik eden soruları yanıtlamaktır. Cevaplar, daha sonra tüm katılımcılara gönderilen takvim davetlerine ekleyebileceğiniz eğitim etkinliği planını (gündem ve zaman çizelgesi dahil) oluşturmak için bana bilgi verecektir. Bu toplantı sadece tartışma içindir. Bu oturumda planları oluşturmayacağız, ancak ertesi gün incelemeniz için size göndereceğim.

Lütfen oturumumuzda aşağıdaki soruları yanıtlamaya hazırlanın:

  • Eğitime ihtiyacı olan kişiler kimlerdir?

  • M-Files ile ilgili ön bilgileri nedir ve şimdi M-Files ile düzenli olarak hangi görevleri yapıyorlar ?

  • Kaç kişinin eğitime ihtiyacı var?

  • Eğitim etkinliğinden sonra gelecek nasıl?

  • İnsanlar bu eğitim etkinliğinden sonra neyi farklı yapacak?

  • Bu eğitim etkinliğinden sonra insanlar kendi başlarına ne yapacaklar?

  • İnsanlar bu eğitim etkinliğinden sonra ne bilecek?

  • Eğitim etkinliğinde hangi konuların ele alınmasını istiyorsunuz?

  • Bu eğitim etkinliğini ne zaman yapmak istiyorsunuz?

Bu örnek davet, bu toplantının neden yapıldığını, herkesin rolünü ve deven sahibinin neyi başarmayı umduğunu açıkça ifade etmektedir. Bu netlik seviyesiyle, katılım beklentileri çok az belirsizlikle belirlenir.

 COVID 19 çalışma ortamlarını değiştirdiğinde ve iş açısından kritik etkileşimleri çevrim alanlara kaydırdığı için, iletişim işi, ayakta tutmak için olması gereken bir şeyden yapılması gereken bir şeye dönüştü.

Müşteri deneyiminin her şey olduğu sektörlerdeki şirketler için, müşteri hizmetlerinden ödün verilmemesini sağlamak için çevrim içi iletişim yaklaşımlarında aktif olarak stratejiler oluşturmak ve yeniden düşünmek önemlidir.

Bu nedenle, ev ofislerimizde yüksek kaliteli müşteri deneyimlerini sürdürmek için en iyi uygulamaları bulmak ve hayatımıza dahil etmek en önemli adımdır. Yaşadığımız bu zorlu süreçlerde sizde şirket içi iletişimi arttırmak ve iş süreçlerinizi dijitalleştirmek isterseniz lütfen bizimle iletişime geçin.