Doküman Yönetiminde Dört Element

Doküman Yönetim Sisteminin En Güçlü 4 Faydası

Selin Başkan

Doküman Yönetiminde Dört Element

Doküman Yönetim Sisteminin En Güçlü 4 Faydası

24 Haziran 2021 , MechSoft Blog

İş liderlerinin anlaması gereken en önemli şeylerden biri, modası geçmiş teknolojinin (özellikle belge yönetimi çözümleri için) sadece sinir bozucu olmakla kalmayıp, şirket bütçesine de birçok şekilde gereksiz maliyet yaratabileceği gerçeğidir.

 Bu yazımızda, belge yönetim sisteminin en güçlü dört faydasından söz edeceğiz.

Orta büyüklükte bir firmanın günlük olarak oluşturduğu bilgi hacmi muazzamdır öyle ki her şeyi basitçe takip etmek bile zorlu bir savaş haline gelebilir. Doğru türde bir belge yönetimi yapısı bulunmadığında, çalışanlarınız, işlerini verimli bir şekilde ileriye taşımak yerine veriler arasında hızla boğulur.

Neyse ki, M-Files belge yönetim sistemi, hemen hemen her sektördeki işletmelerde bu sorunları gidermeye yardımcı olabilir. Aslında, doğru bir belge yönetim sistemi , hepsi daha yakından görülmeye değer bir dizi farklı fayda ve fırsatı da beraberinde getirir.

Doküman Yönetim Sisteminin 4 Faydası

Uyumluluk Yeteneklerini Güçlendirme

Faaliyet gösterdiğiniz sektöre bağlı olarak, büyük olasılıkla işletmenizin başa çıkması gereken uyumluluk gereksinimleri vardır. Pek çok insanın (çok geç olana kadar) anlamadığı en önemli şeylerden biri, teknolojiniz ISO 9001 veya ISO 13485 gibi düzenlemelerle uyumlu değilse, işinizin de uyumlu olmadığıdır.

Neyse ki, bu konu M-Files belge yönetim sisteminin masaya getirdiği başlıca avantajlardan biridir: yasal uyumluluğu etkili bir şekilde göstermenize olanak tanırken, aynı zamanda kendi bilgilerinize ilişkin görünürlüğü ve kontrolünüzü de geliştirir.

M-Files, nihai olarak kuruluşunuz genelinde veri ve iş süreçlerinin nasıl aktığını anlamanıza sağlar ve sonunda kalite süreçlerine risk tabanlı bir yaklaşım yürütmenize olanak tanır. 

Ayrıca, onay geçmişi ve denetim izleri, belgelerin güvenlik beklentilerinizi de karşılayacak şekilde her zaman yüksek düzeyde izlenebilir olur.

Üstün Belge Güvenliği

Belge güvenliğinden bahsetmişken, belge yönetim sistemi, günlük olarak oluşturduğunuz kritik bilgilere daha iyi koruma sağlamak için tek bir havuz sunar. Temel iş bilgileriniz, kişisel ve kurumsal bulut sürücülerinde, yerel depolamada, ağ paylaşımlarında ve diğer yayılmış konumlarda depolandığında, bırakın hepsini korumayı, neyin nerede olduğunu bilmek bile zordur.

Ancak, her şeyi tek bir bilgi ve bilgi kaynağında bir araya getirerek, bu bilgilere bilgisayar korsanları ve diğer kötü niyetli üçüncü taraflar için daha az erişilebilir hale getirirsiniz.

Güçlü Arama Olanakları

Verilerinizin bu kadar yayılmasıyla ilgili bir başka sorun da nihayetinde aradığınızı bulmanın ne kadar zor olabileceğidir. Bu, her gün bir işletmeden geçen çok sayıda belge göz önüne alındığında özellikle sorunludur. Çalışanlarınızın işlerini başlatabilmeleri için aradıkları belgeyi bulmaları ortalama on dakika sürüyorsa, bu kuruluşunuzun verimliliğini baltalayan bir on dakikadır. Bu fırsat maliyetini, sahip olduğunuz toplam çalışan sayısı ve her gün ihtiyaç duyabilecekleri toplam belge sayısı ile çarparsanız bu sorunun ne kadar ciddi olabileceğine dair bir fikir edinmeye başlayabilirsiniz.

Ancak uygun bir belge yönetim sistemi ile bunların hepsi ortadan kalkar. Bu noktada çalışanlarınız NE aradıklarını bildikleri sürece bir şeyin NEREDE depolandığı önemli olmaktan çıkar. Aynı şekilde, sürüm kontrolü ve benzeri özelliklerle, çalışanlarınızın her zaman bir belgenin doğru sürümünü aldığından emin olabilirsiniz.

Her Zaman, Her Yerde Gelişmiş İş birliği

Son olarak, doğru bir belge yönetim sistemi sadece şirket içi iş birliğini desteklemekle kalmayıp, onu geliştirme yollarını da size sunar. Çoğu zaman başarılı projeler, kişilerin bireysel olarak yapabileceklerinden daha etkili bir şeye katkıda bulunmak için birbirleriyle birlikte çalışan sayısız insanın sıkı çalışmasının sonucudur.

Ancak bilgi hala veri silolarında sıkışıp kaldığında, bunun olması neredeyse imkansızdır çünkü bu belgeler onlara ihtiyacı olan kişilerin eline geçmez. Uygun sürüm kontrolü olmadan iş birliği, kopuk ve sinir bozucu bir süreç haline gelir. Örneğin, bir belgeyi müşteriye iletebilmek için üç farklı kişinin incelemesi gerekebilir, böyle bir durumda,

  • Bu kişilerin belgenin aynı sürümünü incelediklerinden nasıl emin olabilirsiniz? 

  • Sonunda sorgulanacak bir değişiklik yapılırsa, bunu kimin yaptığını nereden bilebilirsiniz? 

  • Her zaman aynı yönde ilerlemek şöyle dursun, tüm kilit paydaşları aynı safta nasıl toplayabilirsiniz? 

Gibi kilit sorular mutlaka akla gelmelidir.

M-Files gibi yüksek kaliteli bir belge yönetim sistemi, tüm tarafların herhangi bir zamanda herhangi bir yerden güvenli bir şekilde erişebileceği tek bir bilgi kaynağı sağlayarak bu sorunları ortadan kaldırır. Tüm iş gücünüzün, aynı anda belgelerin aynı sürümlerine erişebilir ve katkıda bulanabilir olması sayesinde öngörülebilir bir gelecekte ofiste yada ofis dışında çalışıyor olmaları hiçbir engel teşkil etmez.

Ayrıca bu, yalnızca boşa harcanan kaynakları ortadan kaldırmakla kalmaz, aynı zamanda üretkenliği destekler ve müşterilerinize daha fazla değer sağlar.

Bilgi işinizin temeliyse, bu bilgilerin etkin yönetimini süregelen en önemli önceliklerinizden biri haline getirmeniz gerektiğini söyleyebiliriz. Aslında, belge yönetim sisteminin yapmak için tasarlandığı şey budur: uyumluluk, güvenlik, kayıp üretkenlik ve zayıf iş birliği gibi şeyler hakkında endişelenmeyi bırakma fırsatı yaratır, böylece tüm dikkatinizi maksimum düzeyde verimlilikle çalışmaya odaklayabilirsiniz. 

M- Files size 4 mutlak element gibi olmazsa olmaz faydayı sağlamak için geliştirilmiştir.