Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Ve Neden Faydalıdır?

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?

Selin Başkan

Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Ve Neden Faydalıdır?

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?

05 Ağustos 2021 , MechSoft Blog

Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi, basitçe söylemek gerekirse, iş dosyalarını düzenlemek, güvenli hale getirmek, depolamak, düzenlemek, dijitalleştirmek ve etiketlemek için kullanılan, bir belge yönetim sistemi, otomatik bir iş yazılımı çözümüdür.

Belge yönetim sistemi ile belgeyle ilgili iş akışlarını içerecek şekilde temel işlevlerin ötesine geçer. Kurumsal içerik yönetimi (ECM), kurumsal bilgi yönetimi (EIM) ve akıllı bilgi yönetimi (IIM) gibi diğer ad ve adlandırmalara yol açan bazı belge yönetim sistemleri tarafından lanse edilen bir sürü başka eklenti, özellik ve yetenek vardır.

Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Çalışır?

Business.com, bir belge yönetim sisteminin üç ana işlevi olduğunu iddia etmektedir. Belgeleri düzenlemek, depolamak ve dağıtmak. En temel tanımıyla bir doküman yönetim sistemi en azından bu üç şeyi iyi şekilde yapmalıdır.

Bir belge yönetim sistemi, çeşitli kaynaklardan sağlanan belgelere ve dosyalara erişmenin bir yoluna sahip olmalıdır. Kaynaklar şunları içerebilir:

  • Kağıt dosyalardan tarama, düzenleme ve dijitalleştirme,

  • Gelen - giden E-postalar ve ekler,

  • CRM veya ERP gibi harici yazılımlar

  • Belge yönetim sistemine yerel olarak kaydedilen, kullanıcı tarafından oluşturulan içerikler.

Belgeler hangi kaynaktan olursa olsun DYS'ye yüklendikten sonra DYS, bu belgeleri genellikle meta verilerle birlikte indekslemek ve sınıflandırmak için bir yol içermelidir.

Doküman Yönetim Sistemleri Merkezi Bir Depo Olarak Hizmet Vermelidir

Bir belge yönetim sisteminin temel işlevlerinden biri, şirket dosyaları için merkez (merkezi depo) olarak hizmet etmektir. Birçok temel DYS, iş açısından kritik tüm belgeleri sisteme taşımak için büyük bir geçiş projesi gerektirir. 

M-Files gibi daha gelişmiş akıllı bilgi yönetimi çözümleri, diğer sistemlerde depolanan belgelere meta veriler ve ilişkiler uygulayarak mevcut havuzlara bağlanır. Böylelikle entegrasyonlar ile sistemlerin ortamları bozulmadan kalabilir.

Depolamanın en önemli konusu bilgi güvenliği olmalıdır. Merkezi bir depolama, kurumsal bilgilerin kötü niyetli kişilerden korunmasına yardımcı olur. Gelişmiş dinamik izinlerle kuruluşlar, belirli belgelere veya belge sınıflarına kimlerin erişimi olduğunu kontrol edebilir.

Doküman Yönetim Sistemleri Doküman Arama ve Erişimi Kolaylaştırmalıdır

Bir doküman yönetim sistemi, kullanıcıların bilgiyi bulmasını kolaylaştırmalıdır. Meta verilerle, tüm dosyalar etiketlenir, böylece çok sayıda parametre tarafından bulunabilirler. Örneğin, bir faturanın meta verileri şu şekilde etiketlenebilir:

  • Faturanın tarafları

  • Önemli tarihler

  • Tutar

  • İş birimi veya departman

  • Verilen hizmetlerin veya satın alınan ürünlerin açıklaması

Belgenin meta verilerine eklenen tüm bu bilgilerle, aramalar daha iyi sonuçlar verir ve kullanıcılar belgeleri daha hızlı ve daha basit bir şekilde alabilir. M-Files da, belgeler Google benzeri bir arama önce en alakalı dosyaları önünüze getirir böylelikle belgelere ulaşım hızınız artar.

Doküman Yönetim Sistemleri Nerelerde Kullanılır?

Şirket belgelerini otomatik olarak organize etmek , güvenli hale getirmek , dijitalleştirmek ve sınıflandırmak doküman yönetim sistemi kullanılır , bu da onlara erişmeyi, düzenlemeyi ve paylaşmayı kolaylaştırır. 

Başlangıçta, şirketler operasyonlarını kağıt tabanlı bir ofisten, dosya klasörleri ve dosya dolaplarıyla değiştirmeye çalışırken, belge yönetim sistemleri doğdu. O zamandan beri, belge yönetimi kurumsal teknoloji temelinde daha merkezi bir rol üstlendi, iş akışlarını kolaylaştırdı ve farklı havuzları merkezde birleştirdi.

Ne Tür Doküman Yönetim Sistemi Vardır?

Nasıl sınıflandırıldıklarına bağlı olarak birkaç farklı belge yönetim sistemi türü vardır.

Klasör Tabanlı ve Klasörsüz Belge Yönetim Sistemi

Bazı belge yönetim sistemleri klasör tabanlıdır - sistem içindeki klasörlerin ve alt klasörlerin geleneksel dosya yapılarını kullanır. Diğer sistemler, M-Files gibi klasörsüz , meta veri tabanlı ve depodan bağımsızdır . Bu tür bir sistemde, bir belgenin nerede saklandığı önemli değildir. Önemli olan tek şey belgenin ne olduğudur – ki bu meta verinin bir işlevidir .

Etkili Bir Belge Yönetim Sisteminin Temel Özellikleri Nelerdir?

Belirtildiğimiz gibi, bir belge yönetim sistemi, daha akıllı bilgi yönetimi uygulamalarına dönüşen çeşitli özelliklere sahip olabilir.

 DYS'de keşfedilecek bazı temel özellikler şunları içerir:

  • Arama: Etkili bir DYS, kullanıcıların belge tanımlayıcılara, meta verilere, ilişkilere ve içeriğe dayalı belgeleri ve bilgileri bulmasına yardımcı olur.

  • Meta veriler: Çalışanların %93'ü, kötü adlandırılmış veya dosyalanmış olduğu için bir belge bulamıyor. Bir DYS'de bilgiler, ne olduğuna bağlı olarak meta verilerle etiketlendiğinden, kullanım durumuna bağlı olarak aynı bilgiler farklı kriterler kullanılarak aranabilir ve bulunabilir. Eşsiz bilgiler, ihtiyaç duyulan yerde, çoğaltma olmadan dinamik olarak görünür.

  • Entegrasyonlar:  Belge yönetim sistemi, e-posta, ağ klasörleri, CRM, ERP, eski ECM ve diğerleri gibi diğer iş sistemleri ve havuzlarla entegre olur.

  • Sürüm kontrolü: Sürüm kontrolü özellikleri, bir belgenin en son sürümüne erişim sağlar. Sürüm kontrolü ve takibi, neyin değiştiğini, kimin yaptığını ve değişikliğin ne zaman yapıldığını görmeyi kolaylaştırır.

  • Mevzuata uygunluk desteği: Düzenlenmiş bir sektörde faaliyet gösteriyorsanız, belge yönetim sistemi belgelerinizdeki uyumsuzluk riskini azaltmaya yardımcı olabilir. Kullanıcılar denetim izlerini otomatikleştirebilir ve bilgileri ve ilgili iş akışlarını uyumluluk düzenlemelerine uygun olarak yönetebilir.

  • Ölçeklenebilirlik: Bir şirket, bir doküman yönetim sistemi seçerken, o sistemin ölçeklenebilirliğine dikkat etmelidir. Mevcut ihtiyaçların ötesine bakarak, işletmenin büyümesine veya değişmesine uyum sağlayan gelişmiş özelliklere sahip bir DYS bulunmalıdır.

  • Güvenlik: Bir DYS, erişim izni ve kontrol özellikleri, denetim izleri, birleşik kimlik doğrulama, aktarım sırasında ve beklemede kurumsal dosya şifreleme, izinsiz giriş algılama, veri kaybı önleme, yüksek kullanılabilirlik ve daha fazlası gibi sağlam güvenlik özellikleri sağlamalıdır .

  • Kullanılabilirlik: Bir DYS, iş için temel teknoloji haline geldiğinden, kolay erişilebilirlik, çok az veya sıfır kesinti süresi ve kullanımının kolay olması ile  kullanıcı deneyimini harika kılması önemlidir. Çalışanlar dosyalara kolayca erişebilmeli, yönetebilmeli ve gezinebilmelidir.

  • İşbirliği: Bir DYS, proje belgesi yönetimi, görev izleme, iş akışları, birlikte yazma ve kullanıcılar arasında belgelerin kolay paylaşımı gibi özelliklerle , kullanıcıların belgeleri paylaşmasını ve üzerinde işbirliği yapmasını kolaylaştırmalıdır.

  • İçerik Zekâsı: Bazı gelişmiş belge yönetim sistemleri yapay zeka kullanır. Yapay zekâ, meta veri alanlarını doldurarak, belirli veriler için dosyaları tarayarak ve iş açısından kritik verileri dağınıklıktan ayırarak belgelerin sınıflandırılmasına yardımcı olabilir.

  • İş Akışları: Günlük süreçleri manuel olarak yönetmek, zamanı iyi kullanmak değildir. İş akışı otomasyonuna sahip bir DYS , bir iş sürecindeki her adımın takip edildiğini doğrulayarak tutarlılığın sağlanmasına yardımcı olur. Otomatikleştirilmiş iş akışları, sözleşme onayları, kontrollü içerik ve faturalama gibi ortak iş süreçlerini kolaylaştırır ve ele alınması gereken bir görev olduğunda bildirim gönderir.

  • Uzaktan Çalışma: Bir DYS, kullanıcıların dosyalara her yerden ve genellikle herhangi bir cihazdan erişmesine olanak tanır ve her yerde uzaktan çalışmayı sağlar : ofiste, evde, havaalanında, otelde, kafede… her yerde.

Doküman Yönetim Sistemi Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Bir DYS, işi daha kolay, daha üretken ve daha verimli hale getirmeli, personelin saatlerce süren sıkıcı görevlerinden ve ihtiyaç duydukları belgeleri hızlı bir şekilde bulamama sıkıntısından kurtarmalıdır. Başlıca faydaları:

Artan Verimlilik

Çalışanlar belge aramak veya manuel, tekrarlayan görevlere yönelmek için daha az zaman harcadıklarında, katma değerli işlere ayırmak için daha fazla zamana sahip olurlar.

Azaltılmış Güvenlik Riski

Bilgileri güvende tutmak ve dinamik erişim kontrolleri uygulamak, bilgi güvenliği riskini azaltır. Öngörülemeyen bir yangın veya sel gibi olağan üstü durumlarda, belgeler bulutta depolandığında kurtarma işlemi kolaydır.

İyileştirilmiş Uyum Önlemleri

Birçok iş belgesi için uyumluluk gereksinimleri karmaşık ve zorlayıcı olabilir. Bir DYS, düzenleyici gereksinimleri karşılamak için önemli belgeleri otomatikleştirerek kuruluşların para cezalarından, iptal edilen lisanslardan ve hatta cezai sorumluluktan kaçınmasına yardımcı olur.

Hızlı ve Kolay Belge Arama

Forrester'a göre, çalışanlar bir belgeyi aramak için ortalama 18 dakika harcıyor. Meta veri tabanlı bir DYS, doğru belgeyi bulmayı hızlı ve kolay hale getirir.

Gelişmiş İş Birliği

Bir DYS, bilgi paylaşımını ve iş birliğini kolaylaştırarak, farklı kaynaklardan gelen belgelerin birden çok yerden erişilebilir olmasını sağlar. Kullanıcılar belgeleri paylaşabilir, iş akışlarını izleyebilir, belgeleri birlikte yazabilir ve daha fazlasını yapabilir.

Ve sonuç olarak tüm bu özellikteki Doküman Yönetim Sistemi sadece bir tık uzağınızda!