Müşteri Başarı Hikayesi

Prokon Mühendislik

Milyonlarca Belgeye Saniyeler İçinde Erişim: Prokon Mühendislik'in M-Files Dönüşüm Hikayesi

%92

Dokümanlara ulaşımda hız kazanıldı.

%100

Aranabilir arşiv yapısı oluşturuldu.

2M+

Belge dijitalleştirildi.

"Bir dijital dönüşüm projesinin gerçek başarısı, yalnızca mevcut sorunları çözmesiyle değil, gelecekteki ihtiyaçlara da cevap verebilmesiyle ölçülür. M-Files, bizim için doküman yönetiminin ötesine geçerek kurumumuzun dijital dönüşümünü destekleyen stratejik bir platform haline geldi."

Sorun

Prokon Mühendislik'in yıllar içerisinde oluşturduğu milyonlarca teknik doküman fiziksel arşivlerde saklanıyordu. Çizimler, raporlar, aydıngerler ve taranmış belgeler arasında doğru bilgiye ulaşmak hem zaman alıyor hem de operasyonel verimliliği olumsuz etkiliyordu. Kullanılan kurum içi doküman yönetim sistemi ise gelişen ihtiyaçları karşılamakta ve yeni teknolojilere uyum sağlamakta yetersiz kalıyordu.

Çözüm

MechSoft danışmanlığında hayata geçirilen M-Files projesi ile tüm dokümanlar metadata tabanlı merkezi bir yapı altında toplandı. OCR teknolojisi sayesinde taranmış belgeler de aranabilir hale getirildi. Proje sürecinde M-Files'ın yalnızca bir doküman yönetim sistemi değil, aynı zamanda farklı iş süreçlerine uyarlanabilen esnek bir platform olduğu değerlendirilerek kurumun mevcut ihtiyaçlarına göre yapılandırıldı.

Sonuç

Prokon, milyonlarca belgeyi tek platform üzerinden güvenli ve hızlı bir şekilde yönetebilir hale geldi. Dokümanlara erişim süreleri önemli ölçüde kısalırken, fiziksel arşivlere olan bağımlılık azaldı ve kurumsal bilgiye erişim kolaylaştı. Platformun esnek yapısı sayesinde yalnızca doküman yönetimi değil, kurum içindeki farklı iş süreçlerinin de dijitalleştirilmesinin önü açıldı.