Menu

M-Files EBYS ile belgelerinizi yönetin. Süreçlerinizi hızlandırın.

Elektronik belgeleri, kurum içi iş akışlarını ve resmi yazışmaları güvenli, izlenebilir ve TS 13298 standartlarına uygun tek bir yapıda yönetin.

M-Files KVKK Uyumluluk Platformu
50%

M-Files şablonlarını kullanan müşteriler, doküman oluşturma süreçlerinde %50 daha kolay bir deneyim elde ediyor.

88%

Veri ihlallerinin %88’i insan hatalarından kaynaklanıyor. Bu oran, güvenli bilgi yönetiminin önemini ortaya koyuyor.

65%

Çalışanların %65’i manuel işlerin otomatikleştirilmesiyle birlikte daha az iş stresi yaşadığını belirtiyor.

Bir belgenin kuruma girişinden arşivlenmesine kadar tam kontrol.

M-Files EBYS, belgelerin yalnızca saklanmasını değil; doğru sınıflandırılmasını, ilgili kişilere yönlendirilmesini, onaylanmasını ve kurallara uygun biçimde yaşam döngüsünün tamamlanmasını sağlar.

01

Belgeyi Sisteme Alın

Tarayıcı, e-posta, KEP, e-Yazışma veya Office uygulamaları üzerinden gelen belgeleri merkezi yapıya dahil edin.

02

Sınıflandırın

Belgeleri metadata, belge türü ve standart dosya planı bilgileriyle doğru bağlama yerleştirin.

03

İş Akışına Yönlendirin

Belgeyi içeriğine ve kurallarınıza göre ilgili kişilere, departmanlara ve onay adımlarına otomatik olarak aktarın.

04

Onaylayın ve İmzalayın

Onay süreçlerini izlenebilir hale getirin; gerekli belgeleri elektronik imza ile hukuki geçerlilik kazanacak şekilde tamamlayın.

05

İletin ve Paylaşın

Kurum içi ve kurum dışı gönderimleri kontrollü biçimde gerçekleştirin; KEP ve e-Yazışma kanallarını süreçlere dahil edin.

06

Arşivleyin ve Tasfiye Edin

Saklama sürelerini takip edin; belgeleri kurum politikaları ve yasal gereklilikler doğrultusunda arşivleyin veya tasfiye edin.

EBYS yalnızca evrak biriminin sistemi değildir.

M-Files altyapısı sayesinde resmi yazışmaların ötesine geçin; departmanların belge, onay ve bilgi süreçlerini ortak bir yapı üzerinde yönetin.

İdari İşler

Gelen-giden evrak, dağıtım, zimmet, resmi yazışma ve arşiv süreçlerini merkezi olarak yönetin.

Hukuk ve Uyum

Sözleşmeleri, resmi bildirimleri, denetim kayıtlarını ve hukuki belgeleri kontrollü erişimle yönetin.

İnsan Kaynakları

Çalışan belgelerini, özlük dosyalarını ve onay gerektiren İK süreçlerini yetki kontrollü biçimde yönetin.

Finans ve Satın Alma

Talep, teklif, sipariş, fatura ve bunlara bağlı onay belgelerini aynı süreç bağlamında takip edin.

Kalite Yönetimi

Prosedür, talimat, revizyon, uygunsuzluk ve denetim kanıtlarını güncel sürümleriyle yönetin.

Teknik ve Proje Ekipleri

Teknik dokümanları, çizimleri, proje yazışmalarını ve revizyon geçmişini doğru proje bağlamında saklayın.

Mevcut yapınızı bozmadan, kontrollü bir EBYS dönüşümü.

Her kurumun belge yapısı, yetki modeli ve entegrasyon ihtiyacı farklıdır. MechSoft, sistemi kurumunuzun gerçek süreçlerine göre kurgular ve geçişi aşamalı olarak yönetir.

Aşama 01

Analiz ve Keşif

Belge türleri, dosya planları, onay akışları, kullanıcı rolleri ve entegrasyon ihtiyaçları birlikte analiz edilir.

Aşama 02

Tasarım ve Konfigürasyon

Metadata yapısı, yetkiler, şablonlar ve iş akışları kurumunuzun çalışma modeline göre yapılandırılır.

Aşama 03

Entegrasyon ve Aktarım

Mevcut arşiv ve kurumsal sistemlerle bağlantılar planlanır; belge aktarımı kontrollü ve doğrulanabilir biçimde yürütülür.

Aşama 04

Pilot ve Devreye Alma

Pilot kullanım, kullanıcı eğitimleri ve geri bildirimlerle sistem olgunlaştırılır; ardından kontrollü biçimde yaygınlaştırılır.

EBYS projenizi mevcut süreçleriniz üzerinden değerlendirelim. Kurumunuzun belge hacmi, kullanıcı yapısı ve entegrasyon ihtiyaçlarına göre uygulanabilir bir yol haritası oluşturalım.
BİZE ULAŞIN

M-Files EBYS hakkında merak edilenler.

Teknik ve operasyonel değerlendirme sürecinde en sık karşılaşılan soruların kısa yanıtlarını inceleyin.

EBYS yalnızca dijital arşivleme sistemi midir? +

Hayır. EBYS; belgenin oluşturulması, kayıt altına alınması, sınıflandırılması, onaylanması, imzalanması, iletilmesi, arşivlenmesi ve tasfiye edilmesi dahil tüm yaşam döngüsünü yönetir.