Kalite yönetimi, günümüzde yalnızca denetimlerden geçmek için yürütülen bir zorunluluk olmaktan çıktı. Artık kalite; süreçlerin sürdürülebilirliği, kurumsal hafıza ve operasyonel verimlilikle doğrudan ilişkili bir yönetim alanı. Bu noktada birçok kurum şu soruyla karşılaşıyor: QMS mi, QDMS mi? Hangisi gerçekten ihtiyacımı karşılar? Bu yazıda, iki yaklaşım arasındaki farkları net bir şekilde ele alıyor ve hangi yapının hangi kurumlar için daha doğru olduğunu açıklıyoruz.
QMS Nedir?
Bir QMS’in temel amacı:
Süreçleri standartlaştırmak
ISO 9001 gibi kalite standartlarına uyumu sağlamak
Sürekli iyileştirme kültürünü kurumsallaştırmaktır
QMS yalnızca dokümanları değil;
süreçleri
roller ve sorumlulukları
CAPA (Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler) yönetimini
denetim kanıtlarını
tek bir sistem içinde ele alır.
QDMS Nedir?
QDMS (Quality Document Management System), kaliteyle ilişkili dokümanların yönetimine odaklanan bir yaklaşımdır.
Bu tür sistemlerde genellikle:
Prosedürler
Talimatlar
Formlar
Denetim dokümanları
merkezi olarak saklanır ve versiyonlanır.
QDMS çözümleri doküman düzeni sağlamak açısından faydalı olsa da;
süreç yönetimi
CAPA takibi
uçtan uca kalite yönetimi
gibi alanlarda çoğu zaman sınırlı kalır.
QMS ve QDMS Arasındaki Temel Fark
QMS kaliteyi yönetirken, QDMS ise sadece dokümanları yönetir.
)%20(63).png?access_token=ad87598f-c763-4d7e-a119-d2665ec76b72)
Bu nedenle özellikle, ISO 9001 uyumluluğu hedefleyen, birden fazla departmanı olan ve süreç karmaşıklığı yüksek kurumlar için yalnızca QDMS yaklaşımı yeterli olmayabilir.
Sadece Doküman Yönetimi Kalite İçin Yeterli mi?
Birçok kurum kaliteyi hâlâ şu şekilde ele alıyor: “Prosedürlerimiz var, klasörlerimiz düzenli.
Oysa kalite denetimlerinde asıl sorulan sorular şunlardır:
Süreçler nasıl işliyor?
Hatalar nasıl tespit ediliyor?
CAPA’lar nasıl takip ediliyor?
Denetim kanıtları nasıl oluşturuluyor?
Bu soruların cevabı yalnızca dokümanlarla değil uçtan uca bir QMS yaklaşımıyla verilebilir
ISO 9001 İçin Hangi Yaklaşım Daha Doğru?
ISO 9001, yalnızca doküman varlığını değil;
süreçlerin tanımlı olmasını
izlenebilirliği
sürekli iyileştirmeyi
şart koşar.
Bu nedenle ISO 9001 uyumluluğu hedefleyen kurumlar için:
> Doküman odaklı QDMS yerine, süreç odaklı QMS yaklaşımı çok daha sağlıklı bir temel sunar.
> ISO 9001 uyumlu QMS yaklaşımı, kaliteyi denetim anına sıkıştırmaz; kurumun günlük iş yapış biçimine entegre eder.
M-Files QMS Yaklaşımı Neden Ayrışır?
M-Files QMS, klasik QMS çözümlerinden farklı olarak:
-
Doküman merkezli değil, bilgi merkezli çalışır
-
Kalite süreçlerini diğer iş süreçleriyle entegre eder
-
Versiyon kontrolü, denetim izi ve erişim güvenliğini otomatik hale getirir
Bu sayede kalite yönetimi:
-
manuel bir yük olmaktan çıkar
-
operasyonun doğal bir parçası haline gelir
Uçtan uca kalite yönetimi, M-Files QMS yaklaşımının temelini oluşturur.
)%20(62).png?access_token=d24b6c54-37b4-4abc-9523-41a10c010bcc)
Sonuç: QMS mi QDMS mi?
Kısa cevap:
Sürdürülebilir kalite için QMS
Doküman düzeni için QDMS
Uzun vadede kaliteyi bir rekabet avantajına dönüştürmek isteyen kurumlar için: ISO 9001 uyumlu, uçtan uca QMS yaklaşımı doğru yatırım olur.