Başarılı Danışmanlık Firmalarının En Önemli Özellikleri

Yüksek Performanslı Danışmanlık Firmalarının Önemli 2 Unsuru; Bilgiye Ulaşılabilirlik ve Bilginin Yönetimi

Selin Başkan

Başarılı Danışmanlık Firmalarının En Önemli Özellikleri

Yüksek Performanslı Danışmanlık Firmalarının Önemli 2 Unsuru; Bilgiye Ulaşılabilirlik ve Bilginin Yönetimi

26 Ağustos 2021 , MechSoft Blog

Hızla büyüyen ve gelişen şirketler için profesyonel bir hizmet sağlayıcı olarak, rekabetçi kalabilmek için danışmanların her zamankinden daha zorlu bir iş ortamıyla çalışması gerekiyor. Çoğu zaman, günümüz projeleri, küresel konumları, birden çok paydaşı ve yüksek müşteri beklentileri içeren geniş bir kapsama sahiptir

Danışmanlık Firmasının Performansını İyileştirmenin 2 Anahtar

Başarıya ulaşamayan projelerde tipik olarak iki handikap söz konusudur. Proje ya bazı hedeflere ulaşamamış ya da bütçeleri veya zaman çizelgelerini plan dışına çıkmıştır. Elbette, profesyonel danışmanlar engelleri öngörmek ve planlamak için proje yönetimiyle birlikte çalışırlar; ancak, doğru bilgi akışına zamanında erişmeden hiç kimse doğru kararlar veremez. Doğru kişilerin, gerekli bilgilere doğru zamanda ulaşması gerekir. Buna karşılık, paylaşmanın, iş birliği yapmanın ve hatta başkalarını gerekli eylemler konusunda uyarmanın bir yolunu bulmaları gerekir ki bu da beraberinde iki temel özelliğe getirir; Bilgiye Ulaşılabilirlik ve Bilginin Yönetimi

Bilgiye Ulaşılabilirlik

Projeler ilerlerken çok sayıda belge ortaya çıkar. Örnek vermek gerekirse; sözleşmeler, notlar, mektuplar, teknik dokümanlar, elektronik tablolar ve makbuzları sıralayabiliriz. Çoğu şirkette ve özellikle birden fazla paydaşı içeren projelerde, bu belgeleri, PC sabit diskleri, veri tabanları veya bulut sunucuları gibi yerlerde depolanmış olarak bulabilirsiniz

Düzgün ve hızlı kararlar almak için, çalışanların birden fazla yerde saklanabilecek çeşitli belgelere erişmesini sağlamak giderek daha önemli hale geliyor. Danışmanlık firmaları bir varlık olarak fikri mülkiyetlerine büyük ölçüde güvendiğinden, bu, profesyoneller için, ne kadar dağınık olursa olsun tüm bilgilere nasıl erişeceklerini ve kontrol edeceklerini bildiklerini göstermeleri açısından önem taşımakta

Bir danışman olarak, bilgiye erişilebilirlikle başka bir şekilde de mücadele etmiş olabilirsiniz. Bazen, müşteri ortamında, kendi ofisinizde veya bu günlerde daha yaygın olarak evde çalışabilirsiniz. Sadece masanızda görünürlük sağlayan bir sisteme değil, farklı cihazlardan ve hemen her yerden erişime izin veren bir sisteme ihtiyacınız var. Nerede olursanız olun, doğru sistem ve internet bağlantısı size genel merkez binasında yaşayacağınız verimliliğin aynısını sağlayacaktır

Bilginin Yönetim

İş süreçlerini iyileştirmek için bilginin erişilebilir ve kullanılabilir olması tek başına yeterli değildir. Tipik olarak, bir sonraki adıma geçmeden önce belgelerin onaylanması veya düzenlenmesi gerekir. Etkinlik Outlook dışında yönetildiğinde, e-posta klasöründe bir ekin gözden kaçırılmasından kaynaklanan gecikmeler veya kafa karışıklığı, değerli zamanınıza mal olabilir. Bu da maliyetleri ve bütçeleri etkileyecektir. Bu yaygın soruna bir çözüm olarak, iyi bilgi yönetim sistemleri otomatik uyarılar verebilir, böylece sorumlu kişi, görevine katılma zamanının geldiğini bilir

Bilginin sistemde hareket etmesini sağlamak yeterli değildir. Ayrıca, söz konusu belgelerin geçmişini takip edebilmeniz için denetim izlerine ve sürüm kontrolüne de ihtiyacınız vardır. Bu şekilde, yalnızca statik bir görünüme değil, aynı zamanda bir belgenin geçmişine ilişkin 360 derecelik bir görünüme sahip olursunuz. Bir şey değişirse, tam olarak ne zaman ve ne kadar değiştiğini anlayabilirsiniz

Bu aynı zamanda, düzinelerce e-postayla gönderilen ekin birden çok kişiye gönderilmesi ve bu kişiler tarafından incelenmesiyle çok yaygın olarak meydana gelen sürüm oluşturma hatalarının önlenmesine de yardımcı olur. Örneğin, bir belgeyi düzenlemelerini istemek için altı kişiye e-postayla gönderirseniz ve sonrasında altı düzenlenmiş sürümü geri alırsanız, tüm bu değişiklikleri gözden geçirmeniz, birleştirmeniz ve tutarlı bir hale getirmek için yeniden derlemeniz ne kadar zaman alır? Tüm yorumların ve değişikliklerin kaydedildiği tek bir kaynak belgeyi görüntüleme olanağınız olsaydı, zaman kazanıp ve hatalardan kaçınmanızı kolaylaştırmaz mıydı?

M-Files Profesyonel Danışmanlık Firmanızı Nasıl Dijital Bir Profesyonele Dönüştürecek

M-Files'ın akıllı bir bilgi yönetim sistemi olarak içerdiği başlıca özelliklerden birkaçı şunlardır:

  • Yaşam döngüsü süreçlerinde ilerleme sağlamak için belgelerin sorumlu kişilere dağıtılması sağlamak,

  • Gelişmiş yetki ayarıyla denetim izleri, sürüm kontrolleri ve sertifikalı güvenli hale getirir,

  • Belgeleri her yerde bulabilen akıllı arama özelliği,

  • Hataları en aza indirmek için düzenleme ve kuralları belirleme yeteneği.

Çoğu zaman, bir projenin en zor kısmı, mevcut görevlerin durumunu ve bir sonraki adıma nasıl geçilmesi gerektiğini bulmaktır. M-Files yalnızca bu soruları yanıtlamakla kalmaz, bilgilerin bir kişiden diğerine akışını da sağlar ve ekiplerin verimli iş süreçlerine bağlı kalmasına yardımcı olur. Sürüm kontrolleri ve düzenleme özellikleri, hataları en aza indirmeye yardımcı olur. M-Files tek bir ara yüzden tüm bilgileri hızlı ve karmaşık aramalarına izin verdiğinde, hiç kimsenin birden fazla sistemde belge aramak için zaman kaybetmesine gerek kalmaz

Sadece en karmaşık projelerde daha iyi bir idareye sahip olmakla kalmayacak, aynı zamanda müşterilerinizi dijital bilgi birikiminizle etkilemiş olacaksınız. M-Files ile akıllı bilgi yönetimi sizde tecrübe edebilirsiniz.