Hizmetler
Platformlar
Sektörler
Müşteriler
Kaynaklar
Hakkımızda
Gelen ve giden her evrak kayıtlı, izlenebilir ve bulunabilir.
Gelen giden evrak yönetimi; kuruma gelen ve kurumdan çıkan yazışmaların kayda alınmasını, ilgili birime havale edilmesini, cevaplanmasını, onaylanmasını ve arşivlenmesini kapsar. M-Files evrakı kaydedildiği andan itibaren iş akışıyla yönetir; hangi evrakın kimde beklediği her an görünür.
Kayıttan arşive tek akış.
Kayıt ve numaralandırma
Gelen evrak e-posta, KEP, kargo ya da elden gelsin; tarih, gönderen ve konu bilgisiyle kaydedilir, otomatik evrak numarası alır.
Tarama ve OCR
Kâğıt evrak taranır; OCR ile içeriği aranabilir hale gelir, üst verisi büyük ölçüde otomatik doldurulur.
Havale ve görev
Evrak ilgili birime ya da kişiye havale edilir; cevap süresi ve hatırlatmalar iş akışıyla izlenir.
Cevap, onay ve imza
Cevap yazısı şablondan hazırlanır, onaylanır ve elektronik ya da mobil imzayla tamamlanır; gelen evrakla ilişkili kalır.
Arşiv ve saklama
İşlemi biten evrak saklama kurallarıyla arşivlenir; yetkisi olan herkes saniyeler içinde bulur.
Evrak takibi artık bir defter değil.
- Kayıp evrak yok: her evrakın nerede ve kimde olduğu anlık görülür.
- Süreler kaçmaz: cevap süresi yaklaşan evraklar için otomatik hatırlatma gider.
- Gelen ve giden bağlantılı: cevap yazısı, ekleri ve ilgili sözleşme veya proje aynı bağlamda tutulur.
- Yetkiye göre erişim: gizli evraklar yalnızca yetkili kişilere açıktır; her erişim kayıt altındadır.
- Kâğıt azalır: imza ve onay dijitalleşir, fiziksel dosya dolaşımı biter.
“MechSoft ile kurduğumuz iş birliği, bir teknoloji yatırımının ötesine geçerek operasyonlarımızı yeniden düşünmemizi ve geleceğe daha güçlü hazırlanmamızı sağladı.”Ömer YatkınDijital Teknolojiler ve Dönüşüm Müdürü, Entek Elektrik
Evrak yönetimiyle birlikte
Gelen giden evrak yönetimi hakkında merak edilenler.
Gelen giden evrak yönetimi nedir?
Kuruma gelen ve kurumdan çıkan yazışmaların kayda alınması, numaralandırılması, ilgili birime havale edilmesi, cevaplanması, onaylanması ve arşivlenmesi sürecidir. Dijital evrak yönetimi bu adımları iş akışıyla izlenebilir hale getirir.
Evrak takip programı ne işe yarar?
Evrak takip programı; her evrakın kimde beklediğini, cevap süresini ve hangi işlemlerden geçtiğini gösterir. Böylece kayıp evrak ve kaçan süreler önlenir, geçmiş yazışmalar saniyeler içinde bulunur.
EBYS ile evrak yönetimi aynı şey mi?
EBYS terimi Türkiye’de daha çok kamu standartlarına uygun resmi yazışma sistemleri için kullanılır. Kurumsal evrak yönetimi ise şirketlerin gelen-giden yazışmalarını, sözleşme ve proje dokümanlarıyla bağlantılı biçimde yönetmesine odaklanır.
Kâğıt olarak gelen evrak sisteme nasıl alınır?
Evrak taranır, OCR ile aranabilir hale getirilir ve gönderen, konu, tarih gibi bilgilerle kaydedilir. Bu bilgilerin önemli bir kısmı yapay zekâ ve OCR ile otomatik doldurulur.
Evrak süreçlerinizi dijitalleştirelim.
Gelen-giden evrak, onay ve arşiv kurallarınızı birlikte değerlendirelim.