Hizmetler
Platformlar
Sektörler
Müşteriler
Kaynaklar
Hakkımızda
Kâğıt arşivden aranabilir dijital arşive.
Belge yönetimi; işlemi tamamlanan belgelerin güvenle saklanmasını, gerektiğinde hızla bulunmasını, saklama sürelerinin izlenmesini ve süresi dolanların kurala göre imha edilmesini sağlar. M-Files gelen-giden evraktan sözleşmelere kadar tüm belgeleri tek bir elektronik arşivde yönetir.
Belgenin girişinden imhasına kadar tek yapı.
Giriş ve tarama
Kâğıt evrak taranır, e-posta ve sistemlerden gelen belgeler doğrudan alınır; OCR ile içerikleri aranabilir hale gelir.
Sınıflandırma
Belge türü, ilgili kişi ya da firma, tarih ve departman gibi bilgiler üst veri olarak işlenir; yapay zekâ bu işi büyük ölçüde otomatikleştirir.
Gelen-giden evrak ve onay
Evrak kaydı, havale, onay ve yanıt adımları iş akışıyla yürür; elektronik ve mobil imzayla tamamlanır.
Yetki bazlı erişim
Kimin hangi belgeyi görebileceği belge türüne ve role göre belirlenir; her erişim kayıt altındadır.
Saklama ve imha
Belge türüne göre saklama süreleri tanımlanır; süresi dolan belgeler onaylı bir süreçle imha edilir ya da kalıcı arşive alınır.
Arşiv bir depo değil, kurumsal hafızadır.
- Saniyeler içinde erişim: fiziksel arşivde aranan belgeye yetkiler dahilinde anında ulaşılır.
- Daha az kâğıt, daha az alan: fiziksel arşiv ihtiyacı ve evrak trafiği azalır.
- Denetime hazır: kim, neyi, ne zaman gördü ve değiştirdi kayıt altında; kanıt toplamaya gerek kalmaz.
- KVKK ile uyumlu süreçler: kişisel veri içeren belgeler sınırlı erişimle tutulur, saklama süresi dolunca imha edilir.
- Tek doğru kaynak: sözleşmeler, faturalar ve yazışmalar ilgili kayıtlarla bağlantılı kalır.
“M-Files sayesinde evraklara anında ulaşabiliyor, doküman süreçlerimizi çok daha hızlı ve verimli yönetebiliyoruz.”Şeydanur UğurluMuhasebe Yöneticisi, Opet
Belge yönetimiyle birlikte
Belge yönetimi ve elektronik arşiv hakkında merak edilenler.
Belge yönetimi nedir?
Belge yönetimi; işlemi tamamlanmış belgelerin kayıt altına alınması, sınıflandırılması, güvenle saklanması, saklama sürelerinin izlenmesi ve süresi dolanların kurala göre imha edilmesidir. Doküman yönetimi canlı dokümanların oluşturulma ve onay sürecine odaklanırken belge yönetimi kaydın tamamlandıktan sonraki yaşamını kapsar.
Elektronik arşiv nedir?
Elektronik arşiv; belgelerin dijital ortamda, aranabilir, yetkilendirilmiş ve her değişikliği kayıt altına alınarak saklandığı yapıdır. Fiziksel arşivin yerini alır ya da onu taranmış kopyalarla tamamlar.
EBYS ile farkı nedir?
EBYS terimi Türkiye’de daha çok resmi yazışma ve kamu standartlarına uygun arşivleme için kullanılır. Kurumsal belge yönetimi ise sözleşme, fatura, personel ve proje belgeleri gibi tüm kurumsal kayıtları kapsar. Resmi yazışma gereken süreçlerde e-imza ve KEP gibi entegrasyonlar ihtiyaca göre birlikte kurgulanır.
Kâğıt arşiv nasıl dijitalleşir?
Önce belge türleri ve saklama kuralları belirlenir. Ardından belgeler taranır, OCR ile aranabilir hale getirilir ve üst verileriyle sınıflandırılarak elektronik arşive alınır. Yeni gelen belgeler ise doğrudan dijital olarak kaydedilir.
Saklama ve imha süreleri nasıl yönetilir?
Her belge türü için saklama süresi ve süre sonunda yapılacak işlem tanımlanır. Süresi dolan belgeler sorumluya bildirilir ve onaylı bir süreçle imha edilir; işlem kaydı denetim için saklanır.
Arşivinizi aranabilir ve denetime hazır hale getirelim.
Belge türlerinizi, saklama kurallarınızı ve arşiv ihtiyaçlarınızı birlikte değerlendirelim.