Hizmetler
Platformlar
Sektörler
Müşteriler
Kaynaklar
Hakkımızda
Bilgi yönetimiyle kurumsal bilgiyi denetime ve yapay zekâya hazırlayın.
Bilgi yönetimi ve uyum danışmanlığı, dokümanları, kalite kayıtlarını, sözleşmeleri ve kişisel veri süreçlerini bağlamıyla birlikte tek bir bilgi mimarisinde toplayan hizmettir. Sonuç: doğru bilgiye hızlı erişim, kendiliğinden oluşan denetim izi ve yapay zekânın güvenle çalışabileceği bir veri temeli.
Sorun doküman eksikliği değil, bilginin kopukluğu.
Doküman yoğun çalışan, mevzuata tabi ya da sık denetlenen kurumlar için; başta üretim, enerji, inşaat ve mühendislik, finans, sağlık, hukuk ve kamu. Sık gördüğümüz sorunlar:
Klasörlerde kaybolan bilgi
Dosya sunucularına, e-posta eklerine ve kişisel bilgisayarlara dağılan dokümanlar; aramaya harcanan zaman ve yanlış versiyonla yapılan işler.
MechSoft yaklaşımı: Klasör yerine bilginin ne olduğuna dayanan bir meta veri modeli tasarlıyor, versiyon ve erişim kontrolünü merkezileştiriyoruz.
Denetim öncesi hazırlık yükü
Kanıtları elle toplamak, uygunsuzlukları ve düzeltici faaliyetleri farklı araçlarda izlemek eksik kayıt ve tutarsız geçmiş riskini artırır.
MechSoft yaklaşımı: Kalite süreçlerini, denetim izi iş yürürken kendiliğinden oluşacak şekilde kurguluyoruz.
KVKK uyumunun tek seferlik proje sanılması
Kişisel veriler ERP, CRM, dosya sunucuları ve bulut depolama alanlarına dağılır; envanter, saklama ve imha süreleri ile ilgili kişi başvuruları takip edilemez.
MechSoft yaklaşımı: Veri envanterini, saklama ve imha kurallarını ve başvuru süreçlerini sürekli işleyen bir uyum sürecine dönüştürüyoruz.
Gözden kaçan sözleşme detayları
Onayın nerede beklediği, yükümlülüğün kimde olduğu ve yenileme tarihinin ne zaman geldiği kişilerin hafızasına kalır.
MechSoft yaklaşımı: Sözleşmeleri oluşturmadan yenilemeye kadar tek bir yaşam döngüsünde, sorumlu ve tarih takibiyle yönetiyoruz.
Yapay zekâya hazır olmayan bilgi
Bağlamı, sahibi ve yetkisi tanımlanmamış bilgi üzerine kurulan yapay zekâ ya yanlış yanıt verir ya da yetkisiz erişim riski yaratır.
MechSoft yaklaşımı: Önce bilgi mimarisini, yetki modelini ve yönetişimi kuruyor, ardından doküman odaklı AI senaryolarını devreye alıyoruz.
Bilgi, kalite ve uyum için tek bir dijital temel.
Bilgi mimarisi ve doküman yönetimi
Doküman türlerini, meta veriyi, yaşam döngüsünü ve yetki modelini tasarlar; dosya sunucusundan bağlam odaklı bilgi yönetimine geçişi planlarız.
Kalite yönetim sistemi (QMS)
Kontrollü doküman, değişiklik yönetimi, uygunsuzluk ve DÖF, eğitim, denetim ve tedarikçi kalite süreçlerini ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ve IATF 16949 ihtiyaçlarına göre kurgularız.
KVKK uyum süreçleri
Kişisel veri envanterini, saklama ve imha kurallarını, erişim kayıtlarını ve ilgili kişi başvurularını tek yapıda yönetilebilir kılarız.
Sözleşme yaşam döngüsü
Oluşturma, müzakere, onay, e-İmza ve mobil imza, yükümlülük ve yenileme takibini tek süreçte birleştiririz.
İYS ve izin yönetimi
Ticari ileti izinlerini İleti Yönetim Sistemi (İYS) ile entegre ederek CRM, pazarlama ve destek süreçlerine bağlı, izlenebilir biçimde yönetiriz.
Dokümanlarla çalışan yapay zekâ
Yetkiler korunarak doküman özetleme, sınıflandırma, bilgi çıkarma ve kurumsal bilgiye doğal dilde soru sorma senaryolarını devreye alırız.
Bilgi envanterinden yaşayan bir uyum sistemine.
Fazları kapsama ve kurumun ölçeğine göre uyarlıyoruz; tipik bir çalışma şöyle ilerler.
Bilgi ve süreç envanteri
Doküman türlerini, kayıt yerlerini, kalite ve uyum gerekliliklerini, mevcut sistemleri ve riskli noktaları çıkarırız.
Bilgi mimarisi ve yetki tasarımı
Meta veri yapısını, iş akışlarını, onay adımlarını, saklama ve imha kurallarını ve rol bazlı erişimi tasarlarız.
Pilot ve doğrulama
Öncelikli bir süreç veya departmanla başlar, gerçek dokümanlarla test eder, kullanıcı geri bildirimini toplarız.
Geçiş ve entegrasyon
Mevcut dokümanları meta veri yapısına planlı biçimde taşır ya da bulundukları yerde ilişkilendirir; ERP, CRM ve Microsoft 365 ile entegre ederiz.
Yaygınlaştırma ve eğitim
Rol bazlı eğitimlerle yeni çalışma biçimini kurumun geneline yayar, süreç sahiplerini yönetişimin parçası yaparız.
Sürekli uyum ve iyileştirme
Periyodik gözden geçirmeleri, bulguları ve aksiyonları izler; mevzuat ve süreç değiştikçe yapıyı güncelleriz.
Çalışmanın sonunda elinizde ne olur?
Kapsam kuruma göre değişir; tipik çıktılar şunlardır:
- Bilgi ve doküman envanteri, risk ve iyileştirme alanları
- Meta veri modeli, doküman türleri ve yaşam döngüleri
- Rol bazlı yetki matrisi ve onay akışları
- Saklama ve imha kuralları, kişisel veri envanteri yapısı
- Kalite süreçleri: kontrollü doküman, DÖF, denetim ve eğitim takibi
- Geçiş ve entegrasyon planı
- Canlıya alınmış süreçler ve kullanıcı eğitimleri
- Doküman odaklı AI senaryoları ve kullanım kuralları
Doğru araç, doğru mimaride.
M-Files Premier Elite Partner ve CloudOffix Global Partner olarak bilgi ve uyum projelerinde en sık kullandığımız araçlar:
M-Files
Bağlam odaklı bilgi ve doküman yönetimi; versiyonlama, denetim izi ve meta veriye dayalı yetkilendirme.
M-Files’ı inceleyinM-Files QMS
Kontrollü doküman, değişiklik, DÖF, eğitim ve denetim süreçleri tek bağlantılı yapıda.
M-Files QMS’i inceleyinM-Files ile KVKK
Veri envanteri, erişim, imha, denetim ve başvuru süreçleri tek platformda.
KVKK çözümünü inceleyinM-Files Aino
Belgeleri sınıflandıran, özetleyen ve kurumsal bilgiye doğal dilde soru sorabilmenizi sağlayan yapay zekâ asistanı.
Aino’yu inceleyinCloudOffix ile sözleşme yönetimi
Oluşturmadan yenilemeye sözleşme yaşam döngüsü, e-İmza, mobil imza ve UTS ile kimlik doğrulama.
Sözleşme yönetimini inceleyinİYS entegrasyonu
Ticari ileti izinlerinin merkezi, güncel ve izlenebilir yönetimi; CRM ve pazarlama süreçleriyle bağlantılı.
İYS entegrasyonunu inceleyinBilgiyi ölçülebilir sonuca dönüştüren kurumlar
Bilgi yönetimi ve uyum danışmanlığı hakkında
Bilgi yönetimi danışmanlığı neyi çözer?
Bilgi yönetimi danışmanlığı, dokümanların ve kayıtların nerede saklandığından bağımsız olarak doğru kişiye, doğru versiyonla ve bağlamıyla ulaşmasını sağlar. Böylece arama süresi, versiyon hataları ve denetim öncesi hazırlık yükü azalır.
Mevcut dosya sunucularımızı taşımak zorunda mıyız?
Hayır. M-Files bilgiyi bulunduğu yerde de ilişkilendirebilir; taşımanın kapsamı ve sırası kurumun ihtiyacına göre aşamalı olarak planlanır.
Bu çalışma KVKK uyumunu tek başına garanti eder mi?
Hayır. Kurduğumuz yapı veri envanterinin, erişimin, imhanın ve başvuruların kontrollü yönetimini destekler; hukuki uyum kurumun süreçlerine, veri kullanımına ve güncel mevzuata göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Hangi kalite standartlarını destekliyorsunuz?
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ve IATF 16949 başta olmak üzere; bu standartların gerektirdiği doküman, kayıt, aksiyon ve denetim süreçlerini ortak bir dijital temel üzerinde kurgularız.
Yapay zekâ dokümanlarımızı güvenle kullanabilir mi?
Evet, doğru kurgulandığında. Yapay zekâ mevcut yetki modeline göre çalışır; kullanıcı yalnızca erişim yetkisi olduğu bilgiye dayanan yanıtlar alır. Kurulum modeli ve veri lokasyonu ihtiyaca göre şirket içi veya bulut olarak belirlenir.
Bilginizi denetime ve yapay zekâya birlikte hazırlayalım.
Doküman, kalite ve uyum süreçlerinizi birlikte değerlendirelim; size uygun bilgi mimarisini ve yol haritasını çıkaralım.