Entegre yönetim sistemi nedir? ISO 9001, 14001 ve 45001 bir arada

Entegre yönetim sistemi, bir kuruluşun kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği gibi birden fazla yönetim sistemi standardının gerekliliklerini ayrı ayrı sistemler yerine tek bir ortak yapı içinde yönettiği yaklaşımdır. En yaygın bileşimi ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001’in bir arada uygulanmasıdır.

Birçok kuruluş bu standartlara zaman içinde, birbirinden bağımsız projelerle geçer. Önce ISO 9001 kurulur, birkaç yıl sonra çevre, ardından iş sağlığı ve güvenliği eklenir. Sonuçta üç ayrı doküman seti, üç ayrı iç denetim programı, üç ayrı yönetimin gözden geçirmesi toplantısı ve aynı konuyu farklı başlıklarla takip eden ekipler ortaya çıkar. Entegre yönetim sistemi bu tekrarı ortadan kaldırır. Bu yazıda entegre yönetim sisteminin ne olduğunu, ISO standartlarının ortak yapısını, ISO 14001 ve ISO 45001’in kısaca neyi kapsadığını, neyin ortak neyin standarda özgü kaldığını ve adım adım bir entegrasyon yol haritasını ele alıyoruz.

Entegre yönetim sistemi nedir?

Entegre yönetim sisteminde (EYS) her standart için ayrı bir sistem kurulmaz. Kuruluşun bağlamı, liderlik, risk ve fırsatlar, dokümante edilmiş bilgi, iç denetim, yönetimin gözden geçirmesi ve düzeltici faaliyet gibi ortak süreçler bir kez tanımlanır. Standarda özgü gereklilikler ise bu ortak çatının altına modüller halinde eklenir.

Burada önemli bir ayrım vardır: entegrasyon, belgelendirmeyi birleştirmek anlamına gelmez. Her standart için ayrı belgelendirme yapılır; ancak belgelendirme kuruluşları birçok durumda bu standartların denetimini birleşik denetim olarak planlayabilir. Entegrasyonun asıl hedefi kuruluşun kendi iç yönetimini sadeleştirmektir.

Entegre yönetim sisteminin faydaları nelerdir?

• Daha az tekrar: Aynı konuyu anlatan üç ayrı prosedür yerine tek bir prosedür yazılır ve güncellenir.
• Bütüncül risk bakışı: Bir süreç değişikliğinin kalite, çevre ve İSG etkisi birlikte değerlendirilir.
• Daha verimli denetimler: İç denetimler birleşik planlanabilir; denetlenen birim aynı hafta üç kez kapı açmaz.
• Tek yönetim gündemi: Üst yönetim, performansı tek bir gözden geçirme toplantısında bütün olarak görür.
• Tutarlı çalışan deneyimi: Çalışanlar kalite, çevre ve güvenlik kurallarını ayrı sistemlerde değil, kendi süreçlerinin içinde bulur.

ISO standartlarının ortak yapısı neden entegrasyonu kolaylaştırır?

ISO yönetim sistemi standartları, geçmişte “yüksek seviyeli yapı” (High Level Structure, Annex SL) olarak bilinen, bugün uyumlaştırılmış yapı olarak anılan ortak bir madde düzenini kullanır. ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ve ISO 45001:2018 aynı ana madde başlıklarını, büyük ölçüde ortak terimleri ve ortak temel metni paylaşır.

İlk üç madde (kapsam, atıf yapılan standartlar, terimler ve tanımlar) da her standartta aynı sırayla yer alır. Bu ortak iskelet sayesinde bir maddeye dair süreç bir kez yazılır ve üç standardın gerekliliğini birlikte karşılar.

ISO 14001 ve ISO 45001 nedir?

Entegre yönetim sistemlerinde ISO 9001’e en sık eklenen iki standart, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği standartlarıdır.

ISO 14001 nedir?

ISO 14001, çevre yönetim sistemi standardıdır. Kuruluşun faaliyetlerinin, ürünlerinin ve hizmetlerinin çevreyle etkileşimini sistematik biçimde yönetmesini amaçlar. Standardın öne çıkan kavramları şunlardır:

• Çevre boyutları ve etkileri: Atık, emisyon, enerji ve su kullanımı gibi çevreyle etkileşim noktalarının belirlenmesi ve önemli olanların yönetilmesi.
• Uyum yükümlülükleri: Kuruluşun uymak zorunda olduğu veya uymayı seçtiği çevre mevzuatı ve diğer şartların takibi ve uyumun değerlendirilmesi.
• Yaşam döngüsü bakış açısı: Çevresel etkilerin yalnızca tesis içinde değil, ürünün tasarımından kullanımına ve bertarafına kadar düşünülmesi.
• Acil duruma hazırlık: Döküntü veya yangın gibi çevresel acil durumlara karşı planlama ve tatbikat.

ISO 45001 nedir?

ISO 45001, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) yönetim sistemi standardıdır ve önceki OHSAS 18001’in yerini almıştır. Amacı işle ilgili yaralanma ve sağlık bozulmalarını önlemek, güvenli ve sağlıklı çalışma ortamı sağlamaktır. Öne çıkan unsurları şunlardır:

• Tehlike tanımlama ve risk değerlendirme: İş ortamındaki tehlikelerin belirlenmesi ve İSG risklerinin kontrol hiyerarşisine göre azaltılması.
• Çalışanların danışma ve katılımı: Yönetici olmayan çalışanların İSG kararlarına katılımı standardın belirgin bir vurgusudur.
• Olay soruşturması: Kaza ve ramak kala olayların incelenmesi, düzeltici faaliyete bağlanması.
• Yasal ve diğer şartlar: İSG mevzuatının takibi ve uyumun değerlendirilmesi.

ISO 9001, 14001 ve 45001’de neler ortak yönetilir?

Entegrasyonun kazancını en iyi gösteren soru budur. Aşağıdaki tablo, hangi unsurların tek bir süreçle, hangilerinin standarda özgü olarak yönetilmesinin mantıklı olduğunu özetler.

Ortak süreçler tek bir yöntemle kurulduğunda, örneğin bir iç denetim bulgusu kalite, çevre veya İSG kaynaklı olsun, aynı DÖF sürecine girer ve aynı göstergelerle izlenir. DÖF’ün adım adım nasıl yönetileceğini DÖF süreci rehberimizde, ortak doküman kontrolünün temelini ise ISO 9001 doküman kontrolü yazımızda ayrıntılı olarak anlattık.

Entegre yönetim sistemi politikası nedir?

Entegre yönetim sistemi politikası, üst yönetimin kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği taahhütlerini tek bir metinde bir araya getirdiği politika beyanıdır. Ayrı politikalar yerine tek bir politika yazmak mümkündür; önemli olan her standardın politikadan beklediği taahhütlerin metinde açıkça yer almasıdır. Kapsamlı bir entegre politika genellikle şu taahhütleri içerir:

• Müşteri ve ilgili tarafların şartlarını karşılamak.
• Çevreyi korumak ve kirliliği önlemek.
• Güvenli ve sağlıklı çalışma koşulları sağlamak, tehlikeleri gidermek ve İSG risklerini azaltmak.
• Uyum yükümlülüklerini, yasal ve diğer şartları yerine getirmek.
• Çalışanların danışma ve katılımını sağlamak.
• Yönetim sistemini sürekli iyileştirmek ve hedefler için çerçeve oluşturmak.

Politika kısa, kuruluşun bağlamına uygun ve çalışanlar tarafından anlaşılır olmalıdır. Kontrollü bir doküman olarak yayınlanır, çalışanlara duyurulur ve ilgili taraflara uygun şekilde erişilebilir kılınır.

Entegrasyon için yol haritası nasıl olmalı?

1. Mevcut durumu çıkarın. Her standart için var olan doküman, süreç ve kayıtları listeleyin; çakışan ve çelişen noktaları işaretleyin.
2. Ortak çerçeveyi kurun. Kuruluşun bağlamı, kapsam, politika, roller ve risk yöntemini uyumlaştırılmış yapının madde başlıklarına göre bir kez tanımlayın.
3. Ortak süreçleri birleştirin. Doküman kontrolü, iç denetim, yönetimin gözden geçirmesi ve DÖF süreçlerini tek prosedüre indirin.
4. Standarda özgü modülleri bağlayın. Çevre boyutları, İSG risk değerlendirmesi ve ürün gereklilikleri gibi özgün süreçleri ortak çatının altına yerleştirin.
5. Doküman setini sadeleştirin. Tekrar eden dokümanları birleştirin, eski sürümleri kullanımdan kaldırın, yeni yapıyı çalışanlara duyurun.
6. Birleşik iç denetimle doğrulayın. İlk entegre iç denetimi ve yönetimin gözden geçirmesini yaparak sistemin işlediğini kanıtlayın.

M-Files QMS entegre yönetim sistemini nasıl destekler?

M-Files QMS, ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ve IATF 16949 dokümantasyonunu tek bir temel üzerinde yönetmek için tasarlanmıştır. Kontrollü dokümanlar sahibi, yürürlük tarihi, revizyonu, dağıtımı ve okuma/eğitim kayıtlarıyla tutulur. Dokümanlar klasörlerde değil üst veriyle düzenlendiği için tek bir prosedür, hangi standartlarla ilişkili olduğu etiketlenerek hem kalite hem çevre hem İSG görünümünde, tek kopya olarak yer alır.

Uygunsuzluk ve DÖF kayıtları, iç ve dış denetimler, eğitim ve yetkinlik takibi, değişiklik ve etki yönetimi aynı platformda yürür. Bir denetim bulgusu hangi standarttan gelirse gelsin aynı iş akışıyla ilerler; görevler sorumlulara atanır, hatırlatmalar gider, her işlem denetim izine yazılır. Belge yönetiminin genel çerçevesi için doküman yönetim sistemi rehberimize, kalite tarafının bütününe dair rehber için kalite yönetim sistemi ve ISO 9001 sayfamıza göz atabilirsiniz. MechSoft, 2008’den bu yana 1.500+ projede edindiği deneyimle süreç tasarımından devreye almaya kadar eşlik eder.

Sık sorulan sorular

Entegre yönetim sisteminin faydaları nelerdir?

Tekrar eden dokümanları ve süreçleri azaltır, riskleri bütüncül olarak görmeyi sağlar, iç denetim ve yönetimin gözden geçirmesini birleştirerek zaman kazandırır. Çalışanlar da kuralları tek bir sistemde bulur.

Entegre yönetim sistemi politikası nedir?

Üst yönetimin kalite, çevre ve iş sağlığı ve güvenliği taahhütlerini tek bir metinde topladığı politika beyanıdır. Her standardın politikadan beklediği taahhütlerin metinde açıkça yer alması gerekir.

ISO 9001, 14001 ve 45001 aynı anda kurulabilir mi?

Evet. Üç standart aynı madde yapısını paylaştığı için ortak çerçeveyle birlikte kurulabilir. Kaynak durumuna göre önce ortak süreçleri, ardından standarda özgü modülleri devreye almak pratik bir yoldur.

Entegre sistemde belgelendirme tek mi olur?

Her standart için ayrı belgelendirme yapılır. Ancak belgelendirme kuruluşları bu standartların denetimini çoğu zaman birleşik bir denetim olarak planlayabilir.

Entegre yönetim sistemi için yazılım şart mı?

Şart değildir, ancak doküman ve kayıt sayısı arttıkça ortak doküman kontrolü, denetim ve DÖF süreçlerini dağınık dosyalarla yürütmek zorlaşır. Yazılım, ortak süreçlerin gerçekten ortak kalmasını sağlar.

Kalite, çevre ve İSG dokümantasyonunuzu tek bir yapıda nasıl yönetebileceğinizi görmek için M-Files QMS demosunu talep edebilirsiniz.

İlgili yazılar: Kalite el kitabı nedir? ISO 9001’deki yeri ve içindekiler · Kalite yönetim sistemi yazılımı nedir? Modüller ve seçim kriterleri