Proje ve Risk Yönetim Süreçleri

Risk Yönetim Aşamaları

MechSoft Bilgi ve İletişim Tek. Tic. A.Ş., Sezgi Özkan

Proje ve Risk Yönetim Süreçleri

Risk Yönetim Aşamaları

10 Ağustos 2021 , MechSoft Blog

Güneşli bir günde dışarı çıktığınızı hayal edin. Aniden, yağmur ihtimali olan kara bulutlar ortaya çıkıyor. Artık olası yağmurla ıslanma 'Riskiniz' var. Ancak yanınızda bir şemsiyeniz olsaydı, yağmurda ıslanmaya karşı önleminiz olurdu ve bu da Proje ve Risk Yönetimidir. "Risk", projenizin zaman çizelgesi, bütçesi veya performansı üzerinde muhtemel bir etkisi olabilecek herhangi bir şey olarak tanımlanıyorsa, o halde "Proje ve Risk Yönetimi", riskleri oluşmadan önce belirleme, kategorilere ayırma ve planlama sürecidir. Kulağa olumsuz gelse de 'Proje ve Risk Yönetimi', 'Reaktif' olmaktan ziyade 'Proaktif' oluyor. Her şeyin kendi riski vardır. Bu, hiç risk almamak anlamına gelmez, sadece olası sonuçlar için önceden plan yapmayı gerektirir. Projeleriniz için riskleri ve muhtemelen bundan etkilenecek olan aşamaları ana hatlarıyla belirleyin ve eylem planlarınızı hazırlayın.

Proje Riski Nedir?

Proje Riski, proje takviminizi, bütçenizi veya performansınızı etkileyebilecek hemen hemen her şeydir. Gerçekleşmeden önce gerçek olmasalar da bir riskin gerçeğe dönüşme olasılığı ve projeniz için bir sorun yaratma olasılığı vardır. 

'Risk' kelimesi, muhtemelen kelimeyi ilişkilendirmemizden dolayı kulağa olumsuz geliyor, ancak aynı zamanda olumlu da olabilir. Projenizin süresini uzatmak veya bütçesini daraltmak gibi olumsuz risklere sahip olmanın yanı sıra, projenizin olumlu riskleri de vardır. Bu durumda muhtemelen projenizden yararlanmak için kullanabilirsiniz. Temel olarak, negatif riskler "tehlikeler" ve pozitif riskler "fırsatlar" olarak kabul edilebilir.

Olumlu ya da olumsuz, risk yönetiminin başladığı yer burasıdır. Risk değerlendirme bu aşamada yapılır.

Risk Yönetimi Nedir?

Projeler açısından risk yönetimi, proje döngüsü boyunca hedefine doğru ilerlemesini sağlamak için ortaya çıkan herhangi bir riskin belirlenmesi, analiz edilmesi ve yanıtlanmasıdır. Risk yönetimi, aniden bir aracı olmanız ve geleceği görebilmeniz veya projenizi başarısını tehlikeye atabilecek herhangi bir şeyden korumak için süper güçlere sahip olmanız gerektiği anlamına gelmez. Aksine, riskin tanımlanmasını, analiz edilmesini, önceliklendirilmesini, risklere yanıt verilmesini içeren  ve istenmeyen durumların önüne geçilmesini sağlayan yerinde bir azaltma stratejisidir.

Risk Yönetimi Çerçevesi:

  • Doğabilecek Riskleri Öngörün 

Bilinmeyen bir riski nasıl çözebilir misiniz? Bu pek de mümkün sayılmaz. Bu nedenle, projenizi yolundan saptırabilecek tüm riskleri önceden belirlemeniz gerekir. Kaynaklarınızın farkında varın; örneğin kaynaklarınız ekibiniz, meslektaşlarınız ve hatta müşterileriniz olabilir. Aynı anda hem tanımlamak hem de çözümler bulmak için mümkün olduğunca çok bilgi toplayabileceğiniz zamanlar yaratın. Ofisinizdeki karamsar tipteki insanlarla konuşun. Karamsar bakışları bu konuda şaşırtıcı bir şekilde faydalı olabilir!

Tüm açılardan bakın ve çalınmamış bir kapı bırakmayın. Yanlış gidebilecek her şeyi düşünün ve not alın. Geçmiş veriler için geçmiş projeleri kontrol edin. Proje devam ediyormuş gibi ilerleyin.

  • Riskleri Analiz Edin

Şimdi bir sürü riskin var ama onlarla ne yapacağını bilmiyor musunuz? Bir sonraki adım, bu risklerin gerçekleşme olasılığını belirlemektir. Bu, etkinlikleri proaktif olarak ele alabileceğimiz ve olası sorunlardan kaçınabileceğimiz yerdir. Projenizdeki riski analiz etmek, çeşitli ölçütlerde nitel ve nicel risk analiz gerektirir.

  • Öncelik Verin

Tüm riskler eşit ağırlıkta değildir. Bazıları önemsiz olsa da diğerleri projenizin başarısı için daha fazla tehdit oluşturabilir. Bu yüzden riskleri değerlendirin ve gerçekleşirse ve ne zaman olursa olsun bunları çözmek için gerekli kaynakları güçlendirin.

Göz korkutucu uzun bir risk listesini, risklerinizi düşük, orta veya yüksek olarak kategorize ederek kolayca yönetilebilir hale getirir. Bu yeni derinlikle, bu riskleri ele alabilir ve buna göre hareket edebilirsiniz.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, tüm riskler eşit değildir. Projenizi tehlikeye atmalarını önlemek için acil eylem gerektiren bazı riskler vardır. Bunlar önemli olan ancak aynı yıkıcı etkiye sahip olmayan bazı risklerdir. Bir de küçük sonuçları olan ve boşa harcanan zamana ihtiyaç duymayabilecek bazı riskleriniz vardır, bu nedenle belki de göz ardı edilebilir.

  • Süreci Yönetin

Şimdi tüm bu olası riskleri tanımlama, değerlendirme, sınıflandırma üzerine çok çalıştınız değil mi? Riski yönetmek için bir gözlemci atamazsanız, her şey boşa gider. Bu adım, Risk Yönetiminde yer alan diğer adımlarda eşit derecede önemlidir. Neden mi? Örneğin; Bir balonu şişirdiğinizi ve onu keskin nesnelerin de bulunduğu masanın üzerine bıraktığınızı hayal edin. Odadan çıkıyorsunuz ama orada balonunuzu izlemesini istemediğiniz başka insanlar var. Siz odadan çıkmak için yürürken, balon uçtu. Balonunuza ne olduğunu kimse görmez, balon sivri bir cisme düşer ve patlar! Yapılan bütün sıkı çalışma boşa gider. Oysa ki birisi o balona göz kulak olsaydı balonun patlama riskini ortadan kaldırabilirdi.

Bu nedenle, projenizin başarı balonunun patlamasını önlemek için, riski denetlemesi için birini görevlendirdiğinizden emin olun. Kendilerine atanan riski denetlemekten sorumlu kişi, riskin meydana gelip gelmediğini ve ne zaman meydana geldiğini belirleyebilmeli ve bir çözüme yönelik buna göre hareket edebilmelidir. Gözleriniz bağlı bir aracı sürmeyeceğiniz gibi, izlemezseniz riskin geldiğini göremezsiniz.

  • Riskle Yüzleşin

Herhangi bir riskin ortaya çıkma ihtimaline karşı dikkatli bir şekilde hafifletme stratejilerini planlayıp harekete geçirdiniz ve aniden bir tanesiyle karşılaştınız. Şimdi harika planınızı eyleme geçirme zamanı. İlk olarak, bunun negatif mi yoksa pozitif bir risk mi olduğunu kontrol edin. Olumluysa, belki projenizin iyileştirilmesi için bundan yararlanabilirsiniz. Değilse, şimdi azaltma planlarınızı eyleme geçirme zamanı. Risk ve proje yöneticisiyle iletişim kurun ve riski analiz etmek için hangi planların uygulanacağına ilişkin kararlar alın.

  •  Takip Edin 

Riskin sahibi, ilerlemesini ve çözümünü izlemekten sorumludur, ancak bir bütün olarak projenin ilerlemesinin net bir resmini elde etmek için her zaman döngüde kalmanız gerekecektir. Tıpkı ebeveyn öğretmen görüşmeleri ve karneler aracılığıyla çocuklarınızı takip etmek gibi, projenizin ilerleyişinde neler olduğunu bilmeniz gerekir.

Riskleri yönetmek için düzenli aralıklarla toplantılar ayarlamak isteyebilirsiniz. İletişimleriniz için çeşitli kanalları kullanmak isteyebilirsiniz. Bir proje yönetim platformu aracılığıyla yüz yüze toplantılar, çevrimiçi toplantılar, e-postalar ve mesajlar bunlardan birkaçıdır.

 CloudOffix ile Risk Sürecinizi Yönetin! Proje Risk yönetimi karmaşık ve göz korkutucu görünebilir. Ancak, özellikle Project Cloud kullanıyorsanız, durum böyle olmak zorunda değil. Risklerinizi yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz iş birliği ortamında bulunan bulut tabanlı bir araçtır. Farklı grafikler veya görünümler aracılığıyla değişen bilgileri gerçek zamanlı olarak raporlama araçları üzerinden izlemenizi sağlar. Bu kullanımı kolay bulut tabanlı platform, yukarıda belirtilen tüm özelliklerin ve daha fazlasının parmaklarınızın ucunda yönetmenize olanak verir. Bu özellikler CloudOffix'te tamamen entegre edilebilir ve özelleştirilebilir, her işletmenin çalışma şekli bakımından benzersiz olduğunu anlıyoruz. Proje yönetimi çözümümüzün en önemli yönü, işinizin iş akışına uyum sağlamak için tamamen özelleştirilebilir olmasıdır. O halde bizimle birlikte yürüyün, risklerinizi fırsatlara dönüştürün. Belki de Trello, Jira, Asana, Wrike, Monday ve benzeri gibi diğer proje yönetim araçlarını denediniz, ancak ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayan birini bulamadınız mı? O zaman 15 günlük ücretsiz deneme sürümünü kullanın ve CloudOffix Project Cloud'u deneyin. İlk ve tek tamamen özelleştirilebilir bulut tabanlı Proje Yönetim Aracı ile proje yönetiminin keyfini çıkarın!