İş akış şeması nedir, nasıl oluşturulur? Semboller ve örnekler

İş akış şeması, bir işin başlangıçtan sonuca kadar hangi adımlardan geçtiğini, bu adımları kimin yaptığını ve hangi noktalarda karar verildiğini standart sembollerle gösteren görsel bir süreç haritasıdır. Kısaca bir sürecin “kim, neyi, hangi sırayla ve hangi koşulda yapar?” sorusuna verilen çizimli cevaptır.

Satın alma talebinin onaylanması, bir faturanın ödemeye gönderilmesi ya da bir sözleşmenin imzaya açılması; her biri birkaç kişi, birkaç belge ve en az bir karar noktası içerir. Bu adımlar yalnızca çalışanların hafızasında yaşadığında süreç kişiye göre değişir, gecikmelerin nerede yaşandığı görünmez. İş akış şeması bu görünmezliği ortadan kaldırmanın ilk adımıdır. Bu yazıda iş akışının ne olduğunu, şemada kullanılan sembolleri, adım adım nasıl çizileceğini, iş akışı tiplerini ve çizilen şemanın nasıl çalışan bir otomasyona dönüştüğünü ele alıyoruz.

İş akışı nedir, workflow ne demek?

İş akışı (İngilizcede workflow), belirli bir sonucu üretmek için birbirini izleyen görevler, bu görevlerin sorumluları ve görevler arasında taşınan bilgi veya belgelerden oluşan tekrarlanabilir düzendir. “Workflow ne demek?” sorusunun en kısa cevabı budur: işin akış biçimi.

İş akışı ile iş akış şeması arasındaki fark önemlidir. İş akışı sürecin kendisidir; şema ise o sürecin resmidir. Bir şirkette iş akışı her zaman vardır, ama çoğu zaman yazılı değildir. Şema, bu örtük düzeni herkesin aynı şekilde okuyabileceği bir dile çevirir. Bir sonraki adımda ise bu resim bir sisteme aktarılır ve süreç kendiliğinden işler hale gelir.

İyi tanımlanmış bir iş akışında her adım için dört soru cevaplanmış olmalıdır:

• Tetikleyici: Süreci ne başlatıyor? Bir talep formu, gelen bir fatura, yeni bir sözleşme taslağı.
• Sorumlu: Adımı hangi rol yapıyor? Kişi adı yerine rol tanımlamak, süreci izin ve görev değişikliklerine karşı dayanıklı kılar.
• Girdi ve çıktı: Adım hangi belgeyle başlıyor, sonunda hangi belge veya karar ortaya çıkıyor?
• Kural: Hangi koşulda süreç bir sonraki adıma, hangi koşulda geri ya da başka bir kola gidiyor?

İş akış şemasında hangi semboller kullanılır?

İş akış şemalarında yaygın olarak kullanılan semboller, akış diyagramı geleneğinden gelir. Sembol sayısını az tutmak, şemayı okuyan herkesin aynı anlamı çıkarmasını kolaylaştırır.

Birden fazla departmanın yer aldığı süreçlerde kulvarlı şema (swimlane) kullanmak çok işe yarar. Her departman veya rol için yatay ya da dikey bir şerit çizilir ve adımlar sorumlunun şeridine yerleştirilir. Böylece işin bir birimden diğerine geçtiği “el değiştirme” noktaları, yani gecikmelerin çoğunun yaşandığı yerler, ilk bakışta görünür. Daha ayrıntılı modelleme ihtiyacı olan ekipler, süreç modellemede yaygın bir gösterim olan BPMN’i de tercih edebilir.

İş akış şeması nasıl oluşturulur?

Aşağıdaki adımlar, ilk kez süreç haritası çıkaran bir ekip için de, mevcut şemalarını gözden geçiren bir kalite birimi için de uygulanabilir.

1. Süreci ve sınırlarını seçin. “Satın alma” gibi geniş bir başlık yerine “satın alma talebinden sipariş onayına” gibi başı ve sonu belli bir süreç seçin.
2. Süreci yürütenlerle konuşun. Prosedürde yazanı değil, sahada gerçekte olanı çizin. İstisnaları, geri dönüşleri ve “şu durumda e-postayla müdüre soruyoruz” gibi resmî olmayan adımları not edin.
3. Adımları sırayla listeleyin. Her adımı fiille başlayan kısa bir ifadeyle yazın: “talebi oluştur”, “bütçeyi kontrol et”, “siparişi onayla”.
4. Rolleri ve kulvarları belirleyin. Her adımın sahibi olan rolü yazın; birden fazla birim varsa kulvarlı şema kullanın.
5. Karar noktalarını ve kurallarını netleştirin. Her karar sembolünden çıkan tüm yolları çizin. “Onaylanmazsa ne olur?” sorusunun cevabı da şemada yer almalıdır.
6. Belgeleri ve sistemleri işaretleyin. Hangi adımda hangi belge oluşuyor, hangi sistemden veri alınıyor? Bu bilgi, ileride otomasyon için en değerli girdidir.
7. Şemayı birlikte doğrulayın. Süreçteki kişilerle şemayı gerçek bir örnek üzerinden adım adım yürütün; eksik veya fazla adımları düzeltin.
8. Kontrollü doküman olarak yayınlayın. Şemayı revizyon numarası ve onayla yayınlayın, süreç değiştiğinde güncelleyin.

Örnek: satın alma onayı

Basit bir satın alma onay akışı şöyle okunur: Talep eden kişi talep formunu doldurur. Birim yöneticisi talebi inceler. Karar noktası: tutar, tanımlı onay limitinin üzerinde mi? Hayırsa talep doğrudan satın alma birimine geçer; evetse finans onayı da gerekir. Onaylanan talep için satın alma birimi teklifleri toplar ve siparişi oluşturur. Reddedilen talep gerekçesiyle birlikte talep edene geri döner. Bu kısa akışta iki rol, bir karar ve iki farklı yol vardır; şema olmadan bu kuralların her birinin kişilerin hafızasına emanet edildiği açıktır.

Örnek: fatura onayı

Fatura onayında akış genellikle gelen faturanın kaydedilmesiyle başlar. Fatura ilgili siparişle ve teslimat belgesiyle eşleştirilir. Karar noktası: tutarlar ve kalemler uyuşuyor mu? Uyuşuyorsa bütçe sahibi onaylar ve fatura ödeme için muhasebeye geçer; uyuşmuyorsa satın alma birimine açıklama görevi düşer. Burada belgelerin birbirine bağlı olması, onaylayan kişinin üç farklı yerde arama yapmadan karar verebilmesi demektir.

İş akış tipleri nelerdir?

Hemen her kurumsal süreç, aşağıdaki temel akış tiplerinin bir bileşimidir.

• Sıralı (seri) akış: Adımlar belirli bir sırayla, biri bitmeden diğeri başlamadan ilerler. Doküman hazırlama, gözden geçirme ve yayın süreci tipik bir örnektir.
• Paralel akış: Birden fazla görev aynı anda yürür ve süreç, hepsi tamamlandığında devam eder. Bir sözleşmenin hukuk ve finans tarafından eş zamanlı incelenmesi buna örnektir; toplam süreyi kısaltır.
• Koşullu (kural tabanlı) onay akışı: Bir sonraki adım, belgenin özelliklerine göre belirlenir. Tutar, departman, tedarikçi türü veya sözleşme tipi gibi bilgilere bağlı olarak onay farklı kişilere yönlenir.
• Durum tabanlı akış: Belge “taslak”, “incelemede”, “onaylandı”, “yürürlükte” gibi durumlar arasında geçiş yapar. Her durum değişikliği yeni görevleri ve yetkileri tetikler.

Çizilmiş bir iş akış şeması neden yeterli değildir?

İş akış şeması süreci anlamak, iyileştirmek ve eğitmek için vazgeçilmezdir. Ancak bir duvarda asılı duran ya da bir klasörde saklanan şema, sürecin gerçekten öyle işlediğini garanti etmez. Günlük işte sık görülen kopukluklar şunlardır:

• Onaylar e-postayla istenir; kimin onay verdiği, ne zaman verdiği ve hangi sürümü onayladığı dağınık yazışmalarda kalır.
• Bekleyen bir görev için hatırlatma yapan bir mekanizma yoktur; süreç, kişi izne çıktığında durur.
• Belgeler süreçten kopuktur; onaylanan teklif bir klasörde, sipariş başka bir sistemde, fatura bir e-posta ekindedir.
• Kuralların uygulanıp uygulanmadığı ölçülemez; limitin üzerindeki bir talebin finans onayı olmadan geçip geçmediği ancak sonradan fark edilir.
• Süreç değiştiğinde şema güncellenir ama uygulama aynı kalır.

Bu nedenle olgun kuruluşlar şemayı bir başlangıç noktası olarak görür ve onu çalışan bir iş akışı otomasyonuna dönüştürür.

İş akışı nasıl yapılır? Şemadan otomasyona

Şemadaki her sembolün bir sistem karşılığı vardır. İşlem kutusu bir göreve, karar sembolü bir kurala, doküman sembolü sürecin taşıdığı belgeye, kulvarlar ise rollere ve yetkilere dönüşür. Otomasyona geçerken şu unsurlar tanımlanır:

• Durumlar ve geçişler: Belgenin veya talebin hangi aşamalardan geçeceği ve kimin hangi geçişi yapabileceği.
• Görev atamaları: Her aşamada sorumlu role otomatik görev açılması.
• Hatırlatmalar ve terminler: Bekleyen görevler için otomatik bildirim; gerekirse bir üst yöneticiye yönlendirme.
• Kurallar: Tutar, belge türü, departman gibi özelliklere göre akışın yönlenmesi.
• Yetkiler: Belgenin her aşamada kimler tarafından görülebileceği ve değiştirilebileceği.
• Denetim izi: Her onayın, reddin ve değişikliğin tarih ve kişi bilgisiyle kaydedilmesi.

Bu yaklaşımın en büyük kazancı, sürecin kişilere değil sisteme bağlanmasıdır. Kimin elinde ne kadar iş beklediği görünür, kurallar her seferinde aynı şekilde uygulanır ve bir denetimde “bu talebi kim, ne zaman onayladı?” sorusunun cevabı tek tıkla gösterilir. Konunun daha geniş çerçevesi için iş akışı yönetimi ve onay süreçleri sayfamıza göz atabilirsiniz.

M-Files ile iş akışı otomasyonu nasıl çalışır?

M-Files’ta iş akışları belgenin kendisine bağlıdır. Bir doküman türü kaydedildiğinde ona tanımlı akış kendiliğinden başlar: satın alma talebi, fatura, sözleşme ya da prosedür kendi onay adımlarıyla ilerler. Her aşamada sorumlu rollere görev atanır, terminler için hatırlatmalar gönderilir. Akış, belgenin tutar, departman veya müşteri gibi üst veri özelliklerine göre yönlenebilir; böylece şemadaki karar sembolleri birebir kurala dönüşür.

Belgeler klasörlerde değil, üst veriyle düzenlendiği için onaylayan kişi ilgili sipariş, teklif ve yazışmaları aynı ekranda görür. Yetkiler role ve belge özelliklerine göre çalışır, her işlem denetim izine yazılır. Microsoft Outlook ve Office entegrasyonu sayesinde kullanıcılar alıştıkları araçlardan çıkmadan görevlerini tamamlar; SAP ve Logo gibi ERP sistemlerinin ihtiyaç duyduğu satın alma, fatura ve sözleşme onayları da M-Files üzerinde yürütülebilir. Sözleşmeye özgü akışlar için M-Files ile sözleşme yönetimi sayfamız, belge tarafının temeli için doküman yönetim sistemi rehberimiz iyi birer başlangıçtır.

Sahadan bir örnek: ATAŞ (Avrasya Tüneli), doküman ve iş süreçlerini M-Files’a taşırken ilk aşamada satın alma ve izin süreçlerinden başladı. Dijital onay, mobil imza ve merkezi doküman yönetimiyle bu süreçler, sıfır kâğıt hedefi doğrultusunda dijital ortamda yürümeye başladı. MechSoft, 2008’den bu yana 1.500+ projede süreç analizinden devreye almaya kadar bu dönüşüme eşlik ediyor.

Sık sorulan sorular

İş akış şeması nasıl oluşturulur?

Önce başı ve sonu belli bir süreç seçilir, süreci yürütenlerle konuşularak adımlar sırayla listelenir. Ardından roller, karar noktaları ve belgeler standart sembollerle çizilir ve şema gerçek bir örnek üzerinden ekiple doğrulanır.

İş akış tipleri nelerdir?

Temel tipler sıralı (seri) akış, paralel akış, koşullu yani kural tabanlı onay akışı ve durum tabanlı akıştır. Gerçek süreçler çoğunlukla bu tiplerin bir bileşimidir.

İş akışı nasıl yapılır?

Süreç önce şemayla tanımlanır, ardından bir iş akışı sisteminde durumlar, görev atamaları, kurallar, hatırlatmalar ve yetkiler olarak kurulur. Böylece süreç kişilerin takibine değil, sisteme bağlı olarak ilerler.

Workflow ile iş akış şeması aynı şey mi?

Hayır. Workflow, yani iş akışı, sürecin kendisidir; iş akış şeması ise bu sürecin görsel gösterimidir. Şema süreci anlamaya, otomasyon ise süreci tutarlı biçimde işletmeye yarar.

İş akış şeması hangi programla çizilir?

Basit şemalar için ofis yazılımlarındaki çizim araçları ya da genel amaçlı diyagram araçları yeterlidir. Asıl önemli olan, şemanın kontrollü bir doküman olarak güncel tutulması ve zamanla çalışan bir iş akışına dönüştürülmesidir.

Kendi onay süreçlerinizin M-Files üzerinde nasıl çalışacağını görmek isterseniz M-Files demosunu talep edebilirsiniz.

İlgili yazılar: E-imza ile PDF ve sözleşme imzalama: şirketler için rehber · Doküman Yönetim Sistemi Seçerken Artık Neye Bakmalısınız?