SharePoint nedir? SharePoint ile doküman yönetimi ve M-Files

SharePoint, Microsoft’un ekiplerin belgeleri birlikte oluşturmasını, paylaşmasını ve yayımlamasını sağlayan Microsoft 365 iş birliği ve içerik platformudur. Şirketlerde en çok ekip siteleri, belge kitaplıkları ve Microsoft Teams’in dosya altyapısı olarak kullanılır.

Microsoft 365 kullanan çoğu kuruluşta SharePoint, farkında olunmasa bile her gün kullanılır: Teams kanalında paylaşılan bir dosya, aslında o ekibin SharePoint sitesindeki bir belge kitaplığında durur. Bu yaygınlık, SharePoint’i doğal olarak şirket genelinde doküman yönetimi için de bir aday hâline getirir. Bu yazıda SharePoint’in ne olduğunu, hangi işlerde güçlü olduğunu, şirket geneli doküman yönetim sistemi olarak kullanıldığında hangi konulara dikkat etmek gerektiğini ve M-Files’ın SharePoint ile nasıl birlikte çalıştığını ele alıyoruz.

SharePoint nedir ve ne işe yarar?

SharePoint, belgeleri ve bilgileri site adı verilen alanlar etrafında düzenler. Her site, belge kitaplıkları, listeler ve sayfalardan oluşur. Başlıca kullanım alanları şunlardır:

• Ekip siteleri: Bir departmanın ya da projenin belgelerini, listelerini ve duyurularını bir arada tutar. Microsoft Teams’te oluşturulan her ekip, arka planda bir SharePoint ekip sitesiyle ilişkilidir.
• İletişim siteleri ve intranet: Şirket duyuruları, politikalar ve kurumsal içerikler geniş bir kitleye yayımlanır.
• Belge kitaplıkları: Dosyalar saklanır, sürüm geçmişi tutulur ve birden fazla kişi Microsoft Office belgeleri üzerinde aynı anda çalışabilir.
• Listeler: Talepler, envanterler ya da takip tabloları gibi yapılandırılmış bilgiler tutulur.

Kısacası SharePoint, Microsoft 365 içinde içerik ve iş birliğinin ortak zeminidir.

SharePoint doküman yönetiminde nerede güçlüdür?

SharePoint’in güçlü olduğu alanlar, Microsoft 365 ile iç içe olmasından gelir:

• Eş zamanlı düzenleme: Word, Excel ve PowerPoint belgeleri tarayıcıda ya da masaüstünde birden fazla kişi tarafından aynı anda düzenlenebilir.
• Teams ile bütünlük: Ekip yazışmaları ve dosyalar aynı çalışma alanında buluşur; kullanıcılar ayrı bir uygulamaya geçmeden belge paylaşır.
• Sürüm geçmişi: Belge kitaplıklarında önceki sürümler saklanır ve gerektiğinde geri dönülebilir.
• Tanıdık deneyim: Microsoft 365 kullanıcıları için arayüz ve paylaşım mantığı tanıdıktır; benimseme kolaydır.
• Esnek yapılandırma: Kitaplıklara sütunlar ve içerik türleri tanımlanarak belgelere ek bilgiler eklenebilir.

Belgeyi birlikte hazırlamak, ekip içinde paylaşmak ve yayımlamak söz konusu olduğunda SharePoint güçlü ve yerinde bir tercihtir.

SharePoint şirket geneli doküman yönetim sistemi olduğunda nelere dikkat edilmeli?

Zorluklar genellikle SharePoint’in kendisinden değil, kullanım ölçeğinin büyümesinden kaynaklanır. Ekip düzeyinde iyi çalışan yapı, onlarca departman, yüzlerce proje ve yıllara yayılan bir arşive genişlediğinde aşağıdaki konular öne çıkar:

Site ve kitaplık çoğalması

Her yeni ekip ve proje yeni bir site, her site de yeni kitaplıklar ve klasörler demektir. Zamanla aynı türdeki belgeler farklı sitelerde, farklı klasör yapılarında birikir. Bir belgenin nerede olması gerektiği sorusunun yanıtı, onu kimin oluşturduğuna bağlı hâle gelir.

Üst veri disiplini

SharePoint üst veri kullanmayı destekler; ancak sütunların ve içerik türlerinin siteler arasında tutarlı tasarlanması ve kullanıcıların bunları gerçekten doldurması bir yönetişim işidir. Üst veri tutarlı değilse kullanıcılar yeniden klasörlere döner. Üst verinin doküman yönetimindeki rolünü metadata nedir yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.

Yetki yönetiminin karmaşıklaşması

Siteler, kitaplıklar, klasörler ve tek tek belgeler için tanımlanan izinler ve kırılan izin devralmaları arttıkça, kimin neye erişebildiğini bütünüyle görmek zorlaşır. Bu da hem bilgi güvenliği hem de denetim açısından dikkat gerektirir.

Süreç ve versiyon kontrolünün siteler arasında tutarlılığı

Onay akışları, kontrollü doküman yayını ya da saklama kuralları her sitede ayrıca yapılandırıldığında, aynı belge türü için farklı uygulamalar ortaya çıkabilir. Bir sözleşmenin ya da prosedürün şirket genelinde aynı kurallarla yönetilmesi, merkezi bir tasarım gerektirir.

Bu konuların hiçbiri aşılmaz değildir; ancak her biri planlama, yönetişim ve sürekli emek ister. Kuruluşlar bu noktada genellikle iki yoldan birini seçer: SharePoint üzerinde kapsamlı bir yönetişim modeli kurmak ya da SharePoint’i iş birliği alanı olarak korurken şirket geneli doküman yönetimini üst veri odaklı bir katmanla tamamlamak.

SharePoint ve doküman yönetim sistemi birlikte nasıl çalışır?

İki rol arasındaki farkı netleştirmek doğru mimariyi seçmeyi kolaylaştırır:

İdeal kurguda ekipler belgeyi SharePoint ve Teams’te birlikte hazırlar; belge iş sürecine girdiğinde, yani onaylanacak, bir sözleşmeye ya da projeye bağlanacak, denetimde kanıt olarak gösterilecek olduğunda üst veri, iş akışı ve saklama kurallarıyla yönetilir.

Hangi belgeler iş birliği alanında, hangileri kontrollü yönetimde kalmalı?

Her belgenin aynı düzeyde kontrole ihtiyacı yoktur. Bir toplantı notu, sunum taslağı ya da ekip içi çalışma dosyası SharePoint ve Teams’teki iş birliği alanında rahatça yaşayabilir. Buna karşılık bazı belgeler şirket için kanıt, yükümlülük ya da kural niteliği taşır ve yaşam döngüleri boyunca tutarlı biçimde yönetilmelidir:

• Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri, ekleri ve yazışmaları
• Prosedürler, talimatlar ve diğer kontrollü kalite dokümanları
• Proje teslimleri, teknik çizimler ve onaylı revizyonlar
• Faturalar, satın alma belgeleri ve onay kayıtları
• Kişisel veri içeren personel ve müşteri belgeleri

Bu ayrım belgenin nerede saklandığıyla ilgili değil, nasıl yönetildiğiyle ilgilidir: kritik bir belge fiziksel olarak SharePoint’te durmaya devam ederken onay, yetki ve saklama kuralları açısından şirket geneli kurallara bağlanabilir. Bu ayrımı baştan yapmak, iş birliği alanını gereksiz kurallarla ağırlaştırmadan kritik belgeleri kontrol altına almayı sağlar.

SharePoint’ten şirket geneli doküman yönetimine geçişe nasıl hazırlanılır?

Geçiş, bir gecede yapılan bir taşıma değil, aşamalı bir düzenleme olarak planlandığında başarılı olur:

1. Mevcut yapıyı çıkarın: Hangi sitelerde, hangi kitaplıklarda, hangi tür belgelerin durduğunu ve bunları kimlerin kullandığını belirleyin.
2. Belge türlerini tanımlayın: Sözleşme, teklif, prosedür, proje dokümanı gibi türleri ve her türün sahibi olan rolü netleştirin.
3. Ortak üst veri setini belirleyin: Müşteri, proje, belge türü ve tarih gibi şirket genelinde aynı anlamı taşıyacak özellikleri seçin; mümkün olan yerlerde bunları ERP’deki ana verilerle eşleştirin.
4. Süreçleri önceliklendirin: Onay ve takip ihtiyacı en yüksek süreçle başlayın; örneğin sözleşme ya da satın alma onayları.
5. Taşıma kararını erteleyin: Belgeleri bulundukları yerden yönetmeye başlayın, taşıma ihtiyacını kullanım netleştikçe değerlendirin.
6. Kullanıcıları alıştıkları araçlarda tutun: Teams, Outlook ve Office içinden erişim, benimsemeyi kolaylaştırır.

M-Files SharePoint ile nasıl çalışır?

MechSoft, 2008’den bu yana dijital dönüşüm ve yapay zekâ danışmanlığı yapan bir M-Files Premier Elite Partner’ıdır. M-Files, SharePoint’in yerine geçmeyi değil, onunla birlikte çalışmayı hedefler:

• Taşımadan yönetme: M-Files, SharePoint’e ve ağ klasörlerine bağlanır; belgeleri bulundukları yerden taşımadan aranabilir ve yönetilebilir hâle getirir. Geçiş tek seferlik bir büyük taşımaya dönüşmez.
• Üst veri katmanı: Belgeler müşteri, proje, belge türü ve tarih gibi özelliklerle sınıflandırılır. Aynı belge farklı görünümlerde, kopyalanmadan bulunur.
• İş akışları ve onaylar: Belge türüne göre başlayan onay akışları görev atar, hatırlatır ve her adımı denetim izine yazar.
• Tek sürüm ve check-out/check-in: Belgenin tek bir güncel sürümü ve tam sürüm geçmişi tutulur; aynı anda yalnızca bir kişi düzenleme yapar.
• Teams ve Outlook entegrasyonu: Kullanıcılar Teams ve Outlook içinden M-Files belgelerine ulaşır, e-postaları ve ekleri bağlamıyla kaydeder.
• Yapay zekâ: M-Files Aino, belgeleri sınıflandırır, özetler ve sorulara kaynak bağlantılarıyla yanıt verir.

Microsoft 365, SAP ve Logo ile kurduğumuz entegrasyon senaryolarını ERP ve Microsoft 365 entegrasyonu sayfamızda bulabilirsiniz. E-postaların bu yapıya nasıl dahil edildiğini merak ediyorsanız Outlook arşivleme yazımıza, doküman yönetiminin genel çerçevesi için doküman yönetim sistemi rehberimize göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

SharePoint bir doküman yönetim sistemi midir?

SharePoint, belge kitaplıkları, sürüm geçmişi ve izinlerle doküman yönetimi özellikleri sunan bir iş birliği ve içerik platformudur. Şirket genelinde tutarlı üst veri, onay akışları ve saklama kuralları gerektiğinde ek yapılandırma ve yönetişim ister.

SharePoint ile OneDrive arasındaki fark nedir?

OneDrive kişisel çalışma dosyaları için, SharePoint ise ekiplerin ve şirketin ortak içerikleri için kullanılır. Teams’te paylaşılan ekip dosyaları SharePoint’te saklanır.

M-Files kullanmak için SharePoint’ten vazgeçmek gerekir mi?

Hayır. M-Files SharePoint’e bağlanarak belgeleri taşımadan yönetebilir; ekipler iş birliği için SharePoint ve Teams’i kullanmaya devam edebilir.

SharePoint’teki klasör yapısı üst veriye nasıl dönüştürülür?

Mevcut klasör adları, dosya özellikleri ve belge içerikleri incelenerek müşteri, proje ve belge türü gibi özellikler belirlenir. Sınıflandırma, kurallar ve yapay zekâ desteğiyle aşamalı olarak yapılabilir.

SharePoint’teki belgeler M-Files Aino ile sorgulanabilir mi?

M-Files’ın bağlandığı depolardaki belgeler M-Files üzerinden yönetildiğinde, M-Files Aino bu belgeleri sınıflandırma, özetleme ve sorulara kaynak bağlantılarıyla yanıt verme işlerinde kullanabilir.

SharePoint ve Teams yatırımınızı koruyarak şirket geneli doküman yönetimini nasıl kurgulayabileceğinizi görmek isterseniz M-Files demosunu inceleyebilir, mevcut yapınızı ekibimizle birlikte değerlendirebilirsiniz.

İlgili yazılar: Outlook arşivleme: kişisel arşivden kurumsal e-posta arşivine · Metadata nedir? Doküman yönetiminde üst veri rehberi