Biyometrik Veri Kullanmadan Mesai Takibi Nasıl Yapılır?
CloudOffix Attendance ile çalışan devam takibine yeni bir yaklaşım
Çalışanların giriş çıkış saatlerini kaydetmek, fazla ve eksik çalışma sürelerini izlemek, ofis ve uzaktan çalışma kayıtlarını bir arada değerlendirmek… Mesai takibi, özellikle farklı çalışma modellerinin birlikte yürütüldüğü kurumlarda İK ekipleri için kapsamlı bir sürece dönüşebiliyor.
Bu süreçte kullanılan verilerin niteliği de önem taşıyor. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29 Nisan 2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı, mesai takibi amacıyla biyometrik veri işlenmesine ilişkin ölçülülük değerlendirmesini ortaya koyuyor. Kurul, çalışanların açık rızasının bulunmasının tek başına yeterli bir hukuki zemin oluşturmadığını ve daha az müdahaleci yöntemlerin değerlendirilmesi gerektiğini belirtiyor. KVKK İlke Kararı hakkında duyuru
CloudOffix Attendance, çalışanların kendi giriş çıkış işlemlerini yapmasına dayanan dijital bir mesai yönetimi uygulaması sunuyor. Böylece kurumlar, biyometrik kimlik doğrulaması kullanmadan çalışma süresi kayıtlarını merkezi olarak yönetebiliyor.
Biyometrik Veri Kullanmadan Çalışan Devam Takibi
CloudOffix Attendance’ta çalışan, işe başladığında Check In, çalışma süresi sona erdiğinde Check Out işlemi yapıyor. Uygulama giriş ve çıkış saatlerini kaydediyor; toplam çalışma süresini beklenen saatle karşılaştırarak fazla veya eksik çalışma sürelerini hesaplıyor.
Bu beyana dayalı yapı, personel devam takibini manuel çizelgelere ve farklı kaynaklara dağılmış kayıtlara bağımlı olmadan yürütmeye yardımcı oluyor. İK ekipleri kayıtları merkezi bir ekrandan inceleyebiliyor; aynı süreç ofisten ve uzaktan çalışan ekipler için kullanılabiliyor.
Konum Bilgisi Kurumun İhtiyacına Göre Kullanılabiliyor
Attendance, konum kaydı olmadan da kullanılabiliyor. Kurum ihtiyaç duyarsa giriş çıkış işlemleri sırasında konum özelliğini etkinleştirebiliyor. Bu durumda bilgi, çalışan tarayıcı üzerinden konum erişimine izin verdiğinde ilgili kayda ekleniyor.
Konum bilgisi kişisel veri niteliğinde. Bu özelliği kullanacak kurumların veri işleme amacını ve hukuki dayanağını belirlemesi; çalışanları bilgilendirmesi, erişim yetkilerini sınırlandırması ve uygun saklama politikalarını oluşturması gerekiyor.
Küçük Süre Farkları Kurum Politikalarına Göre Değerlendiriliyor
Her birkaç dakikalık giriş veya çıkış farkının aynı şekilde ele alınması, İK ekipleri için gereksiz inceleme yükü oluşturabilir. CloudOffix Attendance’ta kurumlar devam, fazla çalışma ve eksik çalışma için kendi politikalarına uygun toleranslar tanımlayabiliyor.
Uygulama çalışma sürelerini beklenen saatlerle karşılaştırırken bu toleransları dikkate alıyor. Böylece ekipler küçük sapmaları tek tek ayıklamak yerine incelenmesi gereken kayıtlara odaklanabiliyor. Fazla çalışmanın onayı ve değerlendirilmesi ise kurumun ilgili süreçleri doğrultusunda yürütülüyor.
İK ve Yöneticiler İçin Yetkiye Dayalı Görünürlük
İK ekipleri kurum genelindeki devam kayıtlarını merkezi Attendance ekranından inceleyebiliyor. Yetkili yöneticiler ise yalnızca kendi ekiplerinin güncel durumuna ve geçmiş kayıtlarına erişebiliyor.
Bu yapı, yöneticilere operasyonel ihtiyaçları için görünürlük sağlarken çalışan verilerine erişimin rol ve sorumluluklara göre sınırlandırılmasına yardımcı oluyor.
Mesai Kayıtlarını Tek Yerde Yönetmenin Operasyonel Değeri
Manuel çizelgeler ve farklı sistemlerde tutulan kayıtlar, İK ekiplerinin zamanını veri toplama ve karşılaştırma işlerine ayırmasına neden olabiliyor. CloudOffix Attendance; giriş çıkış kayıtlarını, çalışma sürelerini ve kurumun belirlediği toleransları aynı süreçte bir araya getiriyor.
Bu sayede ekipler fazla veya eksik çalışma durumlarını daha erken görebiliyor ve raporlama için gereken bilgilere merkezi olarak ulaşabiliyor. Sağlanacak zaman ve maliyet kazanımı ise kurumun mevcut işleyişine ve uygulamanın kullanım biçimine göre değişiyor.
CloudOffix Attendance Hakkında Sık Sorulan Sorular
CloudOffix Attendance biyometrik veri kullanıyor mu?
Hayır. Burada açıklanan giriş çıkış süreci, çalışanın Check In ve Check Out işlemlerine dayanıyor; parmak izi veya yüz tanıma gibi biyometrik kimlik doğrulama yöntemleri gerektirmiyor.
Konum paylaşımı olmadan mesai takibi yapılabilir mi?
Evet. Attendance, konum kaydı olmadan çalışanın giriş çıkış beyanı üzerinden kullanılabiliyor. Konum özelliği kurum tarafından etkinleştirilirse bilgi, çalışanın tarayıcı üzerinden erişime izin vermesi durumunda kayda ekleniyor.
Uygulama uzaktan ve hibrit çalışan ekipler için uygun mu?
Evet. Ofisten ve uzaktan çalışan ekiplerin giriş çıkış kayıtları aynı süreç üzerinden tutulabiliyor. Bu, farklı çalışma modellerindeki devam bilgilerinin birlikte değerlendirilmesini kolaylaştırıyor.
Fazla mesai ve eksik çalışma nasıl hesaplanıyor?
Uygulama, kaydedilen giriş çıkış saatlerinden toplam çalışma süresini oluşturuyor ve bunu beklenen çalışma saatiyle karşılaştırıyor. Kurumun tanımladığı toleranslar da hesaplamada dikkate alınıyor. Oluşan kayıtların onay ve değerlendirme süreci kurum politikasına göre yönetiliyor.
Biyometrik veri kullanılmaması KVKK uyumu için tek başına yeterli mi?
Hayır. Giriş çıkış saatleri ve kullanılıyorsa konum bilgisi de kişisel veri işleme süreçleri kapsamında değerlendirilmeli. Kurumların veri işleme amacını, hukuki dayanağını, bilgilendirme metinlerini, erişim yetkilerini ve saklama sürelerini kendi koşullarına göre belirlemesi gerekiyor. Kurulun İlke Kararı, biyometrik mesai takibinde daha az müdahaleci alternatiflerin değerlendirilmesine dikkat çekiyor; belirli bir yazılımın kendiliğinden hukuka uygun olduğunu ilan etmiyor.
Çalışma Sürelerine Daha Net Bir Görünüm
CloudOffix Attendance, çalışanların bildirdiği çalışma sürelerini dijital olarak kaydetmek, kurum politikalarıyla karşılaştırmak ve yetkili ekiplere merkezi görünürlük sağlamak için tasarlandı.
Bu içerik genel bilgilendirme amacı taşımaktadır ve hukuki danışmanlık niteliğinde değildir. Kişisel veri işleme süreçleri, her kurumun çalışma modeli ve somut koşulları doğrultusunda ayrıca değerlendirilmelidir.