Services
Consulting
Digital transformation strategyAI consultingProcess and operational excellenceCustomer experience transformationEmployee experience and digital HRInformation, quality and compliancePlatforms
M-Files · Information management
M-Files document managementM-Files Aino (AI)Quality management system (QMS)KVKK compliance managementContract managementDesign and project documentsRecords management and e-archiveWorkflow and approvalsCorrespondence managementSAP, Logo and Microsoft integrationIndustries
Customers
Insights
About
İnsan kaynaklarında gerçek dönüşüm çalışan yolculuğunu tek bir süreç olarak ele almakla başlar. İşe alımdan onboarding'e, eğitimlerden çalışan self servis süreçlerine ve offboarding'e kadar tüm operasyonların aynı platform üzerinde yönetilmesi; hem ekiplerin koordinasyonunu güçlendirir hem de yapay zekanın gerçek değer üretmesini sağlar.
11 Haziran günü gerçekleştirdiğimiz "Onboarding’den Offboarding’e: AI Destekli İK Modeli" webinarımızda tam olarak bu bakış açısını ele aldık. Yapay zekanın onboarding ve offboarding süreçlerinde nasıl kullanılabileceğini anlatırken, yalnızca teknolojiyi değil; bu teknolojinin üzerinde çalıştığı operasyonel zemini de konuştuk. Ayrıca gerçek bir senaryo üzerinden, işe alımdan çalışanın ilk gününe ve işten ayrılış sürecine kadar uzanan uçtan uca dijital çalışan yolculuğunu canlı olarak gösterdik.
Webinar Video Kaydına Ulaşın
Sadece modül alabilmek mümkün mü?
Evet, CloudOffix modüler yapıda bir platformdur.Tekliflendirme sürecinde de ihtiyaç duyduğunuz modüller ve kullanım senaryoları doğrultusunda bir yapılandırma yapılmaktadır.
Onay aşamasında kişileri nereden ekliyoruz. Yönetici turnover'ı çok fazla olan bir şirkette her seferinde eklememiz gerekiyor mu yoksa pdks programlarıyla entegre olabiliyor mu?
Proje ve analiz aşamasında kurumun organizasyon şeması sisteme tanımlanır ve süreçler genellikle bu yapı üzerinden çalışır. Bu sayede her süreçte veya organizasyonel değişiklikte onaylayıcıları manuel olarak yeniden tanımlamanız gerekmez. Yönetici değişiklikleri organizasyon yapısında güncellendiğinde, ilgili süreçler de yeni yapı üzerinden çalışmaya devam eder.
Evet, CloudOffix’in API ve web servisleri açık olduğu için üçüncü parti platformlarla entegrasyon sağlanabilir.
Verileri nerede depoluyor, lokalde mi, bulutta mı ?
CloudOffix, temel olarak Cloud mimarisiyle sunulan bir platformdur. Veriler güvenli bulut altyapılarında barındırılmaktadır.
Linkedin işe alım portalında bir kişinin ana ekrandaki iş bilgileri bir de ekte yer alan özgeçmişi oluyor. Sistem ekteki özgeçmişi çekebiliyor mu? Aday puanlanırken ona da bakılıyor mu?
LinkedIn üzerinden yapılan başvurular CloudOffix'e web tarayıcı eklentisi aracılığıyla aktarılabilmektedir. Bununla birlikte, işe alım süreçleri ve başvuru toplama yöntemleri konusunda farklı alternatif senaryolar da bulunmaktadır. Kurumun işe alım stratejisine ve ihtiyaçlarına göre en uygun yaklaşımın belirlenmesi adına detayları ayrıca değerlendirebiliriz.
Pdks ile ilgili bir çözümünüz var mı?
CloudOffix tarafında çalışan giriş-çıkışlarının takip edilebilmesi için QR tabanlı login/logout yapıları kurgulanabilmektedir. Bu yapı ile çalışanların belirli lokasyonlarda giriş ve çıkış hareketleri dijital olarak takip edilebilir.
Bununla birlikte PDKS ihtiyaçları kurumdan kuruma farklılık gösterebildiği için; vardiya yapısı, lokasyon, cihaz kullanımı, bordro entegrasyonu ve mevcut PDKS altyapısı gibi detayların ayrıca değerlendirilmesi gerekir.
Bu nedenle ilgili ihtiyacı daha net anlayabilmek adına ayrı bir toplantıda mevcut PDKS süreçlerinizi ve beklentilerinizi dinlemek faydalı olacaktır.
Kariyer.net ile entegre olabilir mi?
Evet, CloudOffix’in API ve web servisleri açık olduğu için üçüncü parti platformlarla entegrasyon sağlanabilmektedir.
Burada entegrasyonun kapsamı, karşı tarafın teknik altyapısına ve API erişim izinlerine bağlıdır. Karşı sistem entegrasyona izin verdiği ölçüde tek yönlü veya çift yönlü veri akışı kurgulanabilir.
WhatsApp entegrasyonu var mı? Bazı sonuçları workflow oluşturarak çalışan veya yöneticiye whatsappdan bildirim yollayabilir miyiz ?
CloudOffix'in WhatsApp Business entegrasyonu bulunmaktadır. Bildirim gönderme süreci teknik olarak mümkün olmakla beraber; ilgili kullanım senaryolarının ve beklentilerin proje veya analiz toplantıları sırasında birlikte değerlendirilmesi önerilmektedir.
AI için token ücretini ekstra olarak mı geliyor?
Cloudoffix'i kullanmaya başladığınızda paket kapsamında belli bir token ile kullanımınıza açılacaktır. Token tüketimi; yapay zekâ destekli özelliklerin kullanım yoğunluğuna göre değişiklik gösterebilir.Kullanım senaryolarınıza bağlı olarak mevcut kotanın üzerine çıkılması durumunda ise CloudOffix üzerinden ek AI kullanım paketleri tanımlanabilmektedir.
Bu sayede kurumlar ihtiyaç duydukları AI kapasitesini kullanım hacimlerine göre esnek şekilde ölçeklendirebilmektedir.
İşe başlamadan önce İSG eğitimini de sistem üzerinden alınabileceğini belirttiniz. Bu eğitim işyerinin bulunduğu risk sınıfı saatine göre mi belirleniyor? Belgeler bu saatlere göre düzenleniyor mu?
CloudOffix LMS (Learning Management System) modülü sayesinde kurumlar kendi eğitim içeriklerini tamamen ihtiyaçlarına göre oluşturabilmektedir.
Sistemde ön tanımlı ve sabit bir eğitim kütüphanesi bulunmamaktadır. Kurumlar kendi İSG eğitimlerini, oryantasyon programlarını, video içeriklerini, dokümanlarını ve sınavlarını sisteme yükleyebilir; çalışanlara pozisyon, departman, lokasyon veya diğer kriterlere göre atayabilirler.
Dolayısıyla işyerinin risk sınıfına göre farklı eğitim programları oluşturulması ve ilgili çalışan gruplarına atanması mümkündür.
İşe alım aşamasında, adaya otomatik hoş geldin mesajının gittiğini görüyoruz CloudOffix tarafından. Bu aşamada eğer adayın bir sorusu varsa, veya başlangıç tarihiyle ilgili problem yaşıyorsa, bunları kiminle ve nasıl paylaşıp süreci devam ettirebilecek?
Bu süreç tamamen kurumun tercihine göre kurgulanabilmektedir. CloudOffix burada sabit bir akış dayatmak yerine, kurumun işe alım ve onboarding süreçlerine uyum sağlayan esnek bir yapı sunmaktadır.
Örneğin adayın yönelteceği sorular doğrudan ilgili İK sorumlusuna yönlendirilebilir, belirli bir destek ekibine aktarılabilir, bir talep kaydı oluşturabilir veya yapay zekâ asistanı tarafından karşılanabilir. Benzer şekilde işe başlama tarihinin ertelenmesi, evrak eksikliği veya farklı talepler için de kurumun belirlediği iş akışları devreye alınabilir.
Kısacası aday ile kurum arasındaki iletişim senaryosu tamamen organizasyonun ihtiyaçlarına göre şekillendirilebilir. CloudOffix bu noktada ilgili kişilere yönlendirme, görev oluşturma, talep yönetimi ve iletişim süreçlerini destekleyen esnek bir altyapı sunmaktadır.
Ai sorgu limiti var mı, kredi mi almak gerekiyor?
Yapay zekâ kullanımı token bazlı çalışıyor. Cloudoffix'i kullanmaya başladığınızda paket kapsamında belli bir token ile kullanımınıza açılacaktır. Token tüketimi; yapay zekâ destekli özelliklerin kullanım yoğunluğuna göre değişiklik gösterebilir.Kullanım senaryolarınıza bağlı olarak mevcut kotanın üzerine çıkılması durumunda ise CloudOffix üzerinden ek AI kullanım paketleri tanımlanabilmektedir. Bu sayede kurumlar ihtiyaç duydukları AI kapasitesini kullanım hacimlerine göre esnek şekilde ölçeklendirebilmektedir.
Türkiye dışında da faaliyet düşünüyor musunuz? Kanunlar vs. farklı olması ihtimalini göz önünde bulunduraraktan bu tarz bir planınız var mı?
CloudOffix, global ölçekte kullanılabilecek şekilde tasarlanmış bir dijital dönüşüm platformudur. Bu nedenle onboarding ve offboarding süreçleri dahil olmak üzere tüm operasyonlar, farklı ülkelerin mevzuatlarına, kurumsal politikalarına ve operasyonel ihtiyaçlarına göre uyarlanabilmektedir.Ayrıca CloudOffix çoklu dil desteği ve esnek organizasyon yapısı sayesinde uluslararası operasyonları desteklemekte; farklı coğrafyalarda faaliyet gösteren şirketlerin süreçlerini tek bir platform üzerinden merkezi olarak yönetebilmesine olanak sağlamaktadır.
SAP ya da SuccessFactors ile entegre olabiliyor mu?
Evet. CloudOffix'in web servisleri ve API altyapısı açık olduğu için SAP ve diğer üçüncü parti uygulamalarla entegrasyon sağlanabilmektedir.
LinkedIn üzerinden açılan kolay başvuru ilanlar da sisteme direkt eklenebiliyor mu? Yoksa sizin platformunuz üzerinden mi ilanı açmamız gerekiyor?
Easy Apply kullanılması durumunda ilgili pozisyonun CloudOffix tarafında da oluşturulması gerekir. Ardından LinkedIn-CloudOffix üzerindeki ilgili ilanlar eşleştirilir. Bununla birlikte, işe alım süreçleri ve başvuru toplama yöntemleri konusunda farklı alternatif senaryolar da bulunmaktadır. Kurumun işe alım stratejisine ve ihtiyaçlarına göre en uygun yaklaşımın belirlenmesi adına detayları ayrıca değerlendirebiliriz.
AI puanlamasından direkt işe başlattınız fakat arada 2.görüşme, ücret teklifi, adayın işi kabul etmesi yada etmemesi senaryoları var, asıl sorun yaşanılan izlenilemeyen alanlar oraları. O alanlar için bir çözüm var mı?
Webinar senaryomuz onboarding ve offboarding odaklı olduğu için işe alım tarafındaki tüm detayların üzerinde özellikle durulmadı.
Aslında bahsettiğiniz ikinci görüşme süreçleri, teknik mülakatlar, ücret teklifleri, teklif onayları, adayın teklifi kabul veya reddetmesi gibi adımlar işe alım süreçlerinin en kritik parçalarından biri ve CloudOffix tarafında bu süreçlerin tamamı yönetilebiliyor.
Hatta yapay zekâ destekli işe alım tarafında çok daha detaylı senaryolarımız bulunuyor.
LLM ler hangi sunucularda çalışıyor yurtdışı olanlarda KVKK sorunları yaşar mıyız?
CloudOffix yapay zekâ altyapısında OpenAI ve Google Gemini modellerinden faydalanmaktadır. Kullanılan model ve mimari, müşterinin ihtiyaçlarına ve kullanım senaryosuna göre şekillendirilebilmektedir.
Yapay zekâ servisleriyle paylaşılacak veri kapsamı tamamen kullanım senaryosuna bağlıdır. Genel yaklaşım olarak modellere tüm veri gönderilmez; yalnızca ilgili sorgunun cevaplanabilmesi için gerekli olan veri veya metadata paylaşılır.Bu nedenle yapay zekâ kullanımına ilişkin veri akışları ve mimari tercihlerin kurumun bilgi güvenliği ve uyumluluk gereksinimleri doğrultusunda ele alınması önemlidir.
Bu konuya ilişkin yapay zekâ topolojimizi, veri akışlarını ve mimari alternatifleri detaylı olarak açıklayan teknik dokümanımız bulunmaktadır. Dilerseniz ilgili dokümanı paylaşabilir ve detayları ayrıca değerlendirebiliriz.
Sisteme ait bir LMS sistemi mi var? Yoksa kurum kendi LMS sistemini entegre edebiliyor mu?
Evet, CloudOffix'in kendi LMS (Learning Management System) modülü bulunmaktadır. Bu modül sayesinde kurumlar kendi eğitim içeriklerini tamamen ihtiyaçlarına göre oluşturabilmekte ve yönetebilmektedir.
Sistemde ön tanımlı ve sabit bir eğitim kütüphanesi bulunmamaktadır. Kurumlar kendi oryantasyon programlarını, İSG eğitimlerini, video içeriklerini, dokümanlarını, sınavlarını ve sertifikasyon süreçlerini oluşturabilir; bunları pozisyon, departman, lokasyon veya diğer kriterlere göre çalışanlara atayabilirler.
Bununla birlikte, mevcut LMS kullanımına devam etmek isteyen kurumlar için CloudOffix entegrasyon yetenekleri de sunmaktadır. Karşı sistemin API veya entegrasyon servislerini desteklemesi durumunda, üçüncü parti LMS platformlarıyla entegrasyon sağlanabilmektedir.
Özetle kurumlar ister CloudOffix LMS modülünü uçtan uca kullanabilir, ister mevcut LMS altyapılarını koruyarak CloudOffix ile entegre bir yapı kurgulayabilirler.
Ürünün SuccessFactors sistemi ile doğal entegrasyonu var mı?
Evet. CloudOffix'in web servisleri ve API altyapısı açık olduğu için SAP ve diğer üçüncü parti uygulamalarla entegrasyon sağlanabilmektedir.
Onboarding sürecini yürütmekle görevli olan paydaşlar ve belli rol tipleri bulunuyor mu? Yoksa istediğimiz sayıda farklı rol tipi belirleyebiliyor muyuz, belli bir sınır var mı?
CloudOffix'te onboarding süreçleri için ön tanımlı ve sabit rol yapılarıyla sınırlı kalmanız gerekmez. Platformun esnek yetkilendirme ve süreç tasarım yapısı sayesinde kurumlar kendi organizasyon yapılarına uygun rol ve sorumluluk tanımlamalarını oluşturabilmektedir.
Sisteme doküman yüklendiğinde herhangi bir validasyon çalışıyor mu? örneğin adli sicil kaydı yüklendiğinde dosyanın doğruluğunu valide eden bir otomasyon bulunuyor mu?
Yapay zekâ destekli belge okuma veya üçüncü parti doğrulama servisleriyle entegrasyon gibi ihtiyaçlar proje kapsamı doğrultusunda değerlendirilebilmektedir. Standart yapıda sistem evrak toplama, takip etme ve onay süreçlerini yönetirken; belge içeriklerinin otomatik doğrulanması gibi ileri seviye senaryolar kurumun ihtiyaçlarına göre ayrıca kurgulanabilmektedir.
Örneğin, ilgili kurum veya servis sağlayıcının gerekli entegrasyon servislerini sunması ve erişime açması durumunda, e-Devlet veya benzeri doğrulama servisleri üzerinden belge doğrulama senaryoları da değerlendirilebilir.
Sistem ATS kısmında envanter firmaları ile entegre olabiliyor mu?
Evet, CloudOffix’in API ve web servisleri açık olduğu için üçüncü parti platformlarla entegrasyon sağlanabilmektedir.
Burada entegrasyonun kapsamı, karşı tarafın teknik altyapısına ve API erişim izinlerine bağlıdır. Karşı sistem entegrasyona izin verdiği ölçüde tek yönlü veya çift yönlü veri akışı kurgulanabilir. Burada entegrasyonun kapsamı, karşı tarafın teknik altyapısına ve API erişim izinlerine bağlıdır. Karşı sistem entegrasyona izin verdiği ölçüde tek yönlü veya çift yönlü veri akışı kurgulanabilir.
Bizimle İletişime Geçin
MechSoft experts
Let’s talk about this in your own processes.
Let’s work out together how to put what you have read into practice in your organisation.
